Home-theater-designers
Da je Microsoft Office bila zemlja, bila bi treća najmnogoljudnija država na svijetu. 1,2 milijarde ljudi korištenje jednog paketa aplikacija zapanjujuće je. A, oni 'govore' 107 jezika!
No, upravo sada vi i ja govorimo na engleskom jeziku i razgovarat ćemo o najpopularnijem alatu u arsenalu Microsoft Officea - Microsoft Word 2016 .
kako mogu vidjeti tko je pogledao moj instagram video
Ovaj uređivač dokumenata koristi se za pisanje raznih dokumenata. Od jednostavne aplikacije do potrebnog životopisa. Od običnog popisa kanti do uredskog dopisa. Mislimo da možemo raditi s Wordom. No, kad sjednemo i napišemo ozbiljno stručno izvješće, otkrivamo važnu činjenicu.
Profesionalno pisanje izvješća zahtijeva drugačiji skup vještina.
Zato se zapitajte ovo - možete li prijeći s jednog dokumenta na poduže izvješće? Znate li sve značajke programa Microsoft Word koje će vam pomoći upravljati ovim velikim dokumentom? Možete li surađivati u radu s ostalim članovima tima?
Možda ste student, vlasnik male tvrtke ili uredski radnik ... morat ćete izraditi izvješće ili neku vrstu profesionalno oblikovanog dokumenta. Ovaj vodič MakeUseOf pomoći će vam da ažurirate svoje tehnike i izoštrite pristup dizajnu.
U ovom vodiču:
Pisanje izvješća - Uvod | Kontrolni popis izvješća
Korisni alati Microsoft Word - Posebno zalijepi | Istraživač | Zamrznite dijelove dokumenta
Radite na izgledu i dizajnu - Uvod | Naslovnica | Sadržaj | Zaglavlje i podnožje | Brojevi stranica | Styling fontova | Stiliziranje odlomka | Prelomi stranica | Stilovi i teme | Titlovi | Brzi dijelovi | Granice stranica
Reference i suradnja - Indeks | Bibliografije | Unakrsno upućivanje | Komentari
Dovršite svoje izvješće - Potpisi | Vodeni žigovi | Samo za čitanje | Ispis u PDF
Slijedeći korak - Zaključak
Pisanje izvješća
Pisanje izvješća uključuje istraživanje, a zatim objavljivanje rezultata te analize. U profesionalnom svijetu 'izgled' ili izgled onoga što objavljujete je najvažniji. Za oko ugodan konačni rezultat mogao bi popraviti vašu reputaciju i poboljšati vaš osobni brend.
Koraci u nastavku će vas provesti kroz stručne značajke u programu Microsoft Word 2016. Provedite puno vremena na planu. Počnite s ovim smjernicama ...
Korak 1: Odlučite o svrsi
Prije nego započnete izvješće, najprije morate znati zašto ga uopće pišete. Izvješća su različitih vrsta, ali imaju za cilj informirati ili uvjeriti. Može biti namijenjen opisivanju tehničkog procesa, razmjeni pozadinskih informacija ili pokazivanju napretka u projektu.
Zapitaj se - Što i Zašto . To će vam pomoći da destilirate svrhu do jedne glavne točke i držite se nje umjesto da se bavite nepotrebnim detaljima.
Korak 2: Identificirajte svoju publiku
Drugo važno razmatranje je procijeniti svoju publiku. Hoće li moći razumjeti o čemu govorite? Postoje li različite razine čitatelja koji će čitati izvješće? Čitateljevo znanje o temi uvelike će utjecati na informacije koje trebate uključiti.
Odlučite se o primarnoj publici, a zatim napišite izvješće na odgovarajućoj tehničkoj razini. Sekundarna publika može se podržati dodatnim informacijama na kraju izvješća.
Korak 3: Upoznajte svoju temu
Morate znati o čemu govorite. Stoga istražite temu i uključite sve relevantne informacije kako biste dokazali svoju tvrdnju. Pobrinite se da zaključite na temelju činjenica, a ne osobnog mišljenja. Podaci moraju biti točni, aktualni i dobro referencirani.
Također upotrijebite različite izvore, poput časopisa, novinskih članaka, knjiga, web stranica, brošura, sirovih podataka, godišnjih izvješća i govora kako biste potkrijepili svoje mišljenje. Samo se nemojte držati Wikipedije.
Korak 4: Nacrtajte izvješće
Uradili ste istraživanje. Postoji gomila informacija koje čekaju na upis i ispis. Ali čekaj! Nemojte se utopiti prije nego što uđete u vodu. Pripremite konačni prikaz izvješća koji će biti karta međutočaka koja će vam pomoći u navigaciji od početka do kraja. Obris je nacrt. Omogućit će vam pogled iz ptičje perspektive na kopno, a također će vam pokazati gdje trebate ispuniti detalje.
Struktura izvješća o ideji može uključivati sljedeće elemente:
- Naslovnica
- Sažetak
- Sadržaj
- Uvod
- Tijelo izvješća
- Zaključak
- Preporuke
- dodatak
- Bibliografija i literatura
Microsoft Word Pregled dokumenta moćna je značajka koja vam može pomoći u organiziranju dokumenta čak i prije nego što ga počnete ispunjavati istraživanjem. Iskoristite predlošci za brainstorming i mapiranje uma isto.
Korak 5: Napišite, uredite, lektorirajte i završite
Nakon što ste strukturirali svoje izvješće, vrijeme je da popunite zaglavlja sadržajem. Osobno smatram da je najbolje pozabaviti se sa svakim odjeljkom malo, a zatim ga obraditi informacijama. To možete učiniti ako želite ili završiti svaki odjeljak dok se spuštate u strukturu izvješća. Pobrinite se da se usredotočite na izlaganje svojih ideja i korištenje popratnih dokaza, a ne prije pravopisa i gramatike. Nacrtajte svoju argumentaciju i napišite nekoliko rečenica koje izlažu vaše glavne ideje. Ako nađete nešto vrijedno citiranja, citirajte to.
Nakon što je većina vašeg teksta napisana, vrijeme je da ga pročitate i uvjerite se da dobro teče. Pobrinite se da čitateljevo razumijevanje usmjerite prijelaznim riječima kao što su 'Ove informacije pokazuju ...', 'Drugim riječima ...', 'Slično ...' i istaknite relevantne i ključne točke.
Konačno, utrošite vrijeme na lekturu, provjerite gramatiku i pravopis i dvaput provjerite sve relevantne informacije i njihov logički tijek. Najbolje je ostaviti barem jedan dan da provjerite i lektorirate svoj rad. Ne pokušavajte je urediti odmah nakon što mislite da ste završili, jer ćete propustiti pročitati ono što ste napisali. Naspavajte se i lektorirajte ga sljedeći dan.
Kontrolni popis izvješća
Prije nego što odete i predate ili predate svoje izvješće na kojem ste toliko radili, provjerite jeste li učinili sljedeće:
- Dopunili ste naslovnu stranicu s naslovom, vašim imenom, datumom, kome je izvješće i mogućim opisom o čemu se izvješće radi.
- Sadržaj stranice ima odgovarajuće naslove i brojevi stranica su točni.
- Pobrinite se da uvod obuhvaća ključne točke, opseg izvješća i cilj koji želi postići.
- Dodali ste naslove iznad tablica i ispod slika/grafikona.
- Predstavlja li sadržaj izvješća informacije na jasan način, logičan, činjeničan, ostaje na temi?
- Navodi li zaključak rezultate, ponavlja li glavnu ideju i ne uključuje li nove informacije?
- Jesu li naslovi i podnaslovi jasno označeni?
- Jesu li citati relevantni, ažurirani i ispravno referencirani?
- Jeste li koristili prijelome stranica gdje je to prikladno?
Ajmo sada pokrenuti Microsoft Word i provesti vas kroz značajke koje će vam pomoći sastaviti nacrt vašeg izvješća i predstaviti ga kao profesionalni dokument.
Korisne značajke programa Microsoft Word za pisanje izvješća
Uzmite ovo kao savjete veličine zalogaja i svladajte ih jedan po jedan.
Microsoft Word velika je haubica s mnogo matica i vijaka. Usredotočimo se na ključne skupove vještina i alate koji će vam trebati za planiranje, pripremu i prezentiranje stručnog izvješća. Značajke programa Microsoft Word koje ćemo obraditi u nastavku su i prečice za produktivnost koje će vam olakšati posao.
Savjet: Pomoću pomoćnika 'Reci mi' programa Microsoft Word 2016 saznajte više o novim značajkama u paketu Office.
Počnimo s tri preliminarna alata ...
Koristite Posebno zalijepi
Za većinu nas, kada moramo kopirati tekst ili sliku u Word, prečac CTRL+V radi sasvim dobro. No ponekad bismo mogli htjeti zalijepiti kopirane podatke u drugi format, poput Excel podataka kao sliku. S Posebno zalijepi naredbu koju možete odbaciti ili odrediti format kada zalijepite sliku, podatke prezentacije, tablicu ili objekt iz bilo kojeg drugog programa u Word.
Puno ćete raditi s Excel tablicama i grafikonima u profesionalnom dokumentu.
Ako samo kopirate ono što želite i kliknete zalijepi, primijetit ćete da će podaci umetnuti kao tablice. No, ako se radi o velikom području ćelija koje želite zalijepiti, a ne želite ga uređivati, možda ćete ga htjeti zalijepiti kao sliku, uz dodatnu mogućnost uređivanja.
U Microsoft Excel: Odaberite i označite ćelije koje želite kopirati> Pritisnite CTRL+C.
U Microsoft Word: Ići Početna> Zalijepi> Posebno zalijepi . Odaberi Posebno zalijepi i iz dijaloga odaberite Objekt radnog lista programa Microsoft Office Excel .
Možete promijeniti veličinu podataka kao što je slika, a ako dvaput kliknete, moći ćete urediti vrijednosti. Tablicu ili grafikon možete promijeniti i redizajnirati. A ako ažurirate podatke u grafikonu ili tablici u Excelu, možete automatski osvježiti grafikon u programu Word.
Isprobajte i kontekstni izbornik desnom tipkom miša. Pojavit će se izbornik Paste Special:
Ima još mogućnosti uvoza podataka iz programa Excel u Word . The Podrška za Microsoft Office stranica ih također detaljno opisuje.
Upotrijebite istraživača
Da, tu su Google i Wikipedia. Ali stalno prebacivanje s Worda u preglednik može ometati vašu produktivnost. Office 2016 donosi snažnu integraciju istraživanja u ovo grubo djelo. Istraživač vam može pomoći ne samo u pronalaženju sadržaja unutar programa Microsoft Word, već vam može pomoći i u brzom dodavanju citata. Koristi grafikon znanja Bing za pronalaženje pravog sadržaja koji podržava vaš dokument.
Ići Vrpca> kartica Reference i c Odaberite Istraživač . S desne strane otvorit će se okno s opcijama pretraživanja.
Upišite ključnu riječ za temu koju želite tražiti i pritisnite Enter.
Okno Rezultati prikazuje popis izvora koje možete koristiti u svom dokumentu. Odaberite temu za detaljno istraživanje.
Dodajte temu u Microsoft Word dokument klikom na znak plus u gornjem desnom kutu. Također možete kliknuti znak plus na bilo kojem rezultatu da navedete izvor u svom istraživačkom dokumentu. Citirani izvor pomaže vam da svoje istraživanje potkrijepite web izvorima i knjigama.
Kao što ćemo vidjeti kasnije, označena bibliografija jedan je od najtežih dijelova dokumenta. Istraživač je inteligentan asistent koji uskače.
Zamrznite dio Word dokumenta
Uzmimo zdravo za gotovo da će vaše profesionalno izvješće biti dug i složen posao. Prozor programa Word možete podijeliti u dva okna tako da možete istovremeno vidjeti dva različita dijela dokumenta. Dragocjena je ušteda vremena kada želite kopirati i zalijepiti dijelove s jednog mjesta na drugo ili se pozivati na jedan dio dokumenta dok radite na drugom.
Ići Vrpca> kartica Prikaz> Podijeli .
Da biste uklonili rascjep, kliknite na Ukloni Split na istoj kartici.
Windows grupa daje vam nekoliko mogućnosti za promjenu načina rada s dva ili više dokumenata. Značajke su jasne same po sebi.
Za pomicanje oba dokumenta istovremeno kliknite Sinkrono pomicanje u grupi Window na kartici View. Također možete kliknuti na Pogled Rame uz rame staviti dva dijela dokumenta jedan do drugog.
Savjet: Koristite Split View za prikaz dva različita izgleda - na primjer, Print i Outline. Postavite podjelu. Zatim kliknite na okno koje želite promijeniti, a zatim odaberite drugi izgled na kartici Pogled.
Radite na izgledu i dizajnu
Prezentacija izvješća je ono što nekoga natjera da pročita izvješće, i zato je ključno da vaše izvješće bude dobro prezentirano. Da ste imali izbor od četiri izvješća za čitanje, što biste odabrali?
- Ručno napisano izvješće.
- Dokument tiskan crno -bijelo.
- Izvješće tiskano na normalnom A4 papiru u boji.
- Izvješće tiskano u boji, sa privlačnom naslovnom stranicom, uredno omeđeno i glatko?
Pokupit ćete četvrto izvješće jer će vas prema njemu povući sam vizualni izgled.
Prednji poklopac nije jedini razlog. Dobro osmišljeno izvješće lakše se čita. Također je lakše skenirati ako nemate vremena za čitanje. Zato morate potrošiti neko vrijeme na zaglavlja i podnožja te različite stilove i teme. Ukratko - oblikovanje svakog elementa u izvješću.
Oblikovanje se može činiti kao težak posao, ali to je zabavna vježba koja će razgibati sve vaše kreativne mišiće. Ključni zalogaji bit će vještine koje možete primijeniti na bilo što u Microsoft Officeu u budućnosti. Uštedjet ćete vrijeme uz sve ovdje naučene savjete o produktivnosti.
Microsoft Word 2016 ima bogat skup značajki. Ovo su samo neki od načina na koji se dizajn vašeg izvješća može izdvojiti od ostalih i biti profesionalan. Dakle, razložimo vještine izgleda i dizajna.
Ovaj odjeljak će obuhvatiti ove značajke korak po korak:
- Počnite s naslovnom stranicom
- Napravite sadržaj
- Izradite zaglavlje i podnožje
- Dodajte brojeve stranica
(Formatiranje sadržaja)
- Odaberite prave fontove
- Stilizirajte odlomke
- Prelomi kontrolne stranice
- Koristite stilove i teme
- Titlovi
- Koristite Brze dijelove
- Ukrasite ivicama stranica
1. Počnite s naslovnom stranicom
Prva stranica prva je točka kontakta s vašim čitateljem. To je i vaša prilika da ostavite povoljan dojam. Ne dopustite da vam nedostatak umjetničkih vještina bude izgovor jer Word preuzima posao sa svojom ugrađenom galerijom naslovnih stranica. Sve što trebate učiniti je da se udate za temu izvješća.
Microsoft Word 2016 vam nudi 16 unaprijed formatiranih predložaka i još tri na Office.com.
Ići Umetni> Grupa stranica> Naslovna stranica .
Naslovna stranica se prema zadanim postavkama pojavljuje na početku dokumenta.
Budući da je u ponudi samo 16 'službenih' predložaka, možda ćete otkriti da svi ostali kolege imaju istu naslovnu stranicu. Pa, zašto ga ne biste prilagodili i učinili ga jedinstvenijim.
Možeš dizajnirajte naslovnu stranicu (ili naslovnu stranicu) u programu Microsoft Word to može biti izvornik u hrpi. Spremite ga kao predložak ili jednostavno promijenite dizajn u hodu.
2. Napravite sadržaj
Ležerni čitači skeniraju. Dobri čitatelji prvo skeniraju, a zatim duboko zarone. Sadržaj sadrži točke koje pomažu oboje. Kad je riječ o dugom i kompliciranom dokumentu, ne biste li radije provjerili raspored zemljišta prije nego što odete do odjeljka koji vas zanima?
Razmislite o sadržaju (TOC) ako vaš dokument ima više od 10 stranica. Prvo se morate uvjeriti da ne trebate preuredite sve stranice u dokumentu prije stvaranja TOC -a.
U Microsoft Wordu ne morate ručno napisati cijeli TOC. Tamo je Sadržaj automatski alat ispod Reference karticu koja uzima vaš nacrt i dizajnira ga za vas. Također, možete ga lako ažurirati kada želite nešto promijeniti.
Postoje i predlošci koje možete preuzeti i prilagoditi prirodi sadržaja. Na primjer, TOC za diplomski rad izgledat će drugačije od onog u godišnjem izvješću tvrtke.
Imamo kompletan vodič kako stvoriti stranicu sa sadržajem u Wordu .
Suština je sljedeća:
Izradite obris i koristite stilove naslova za organizaciju hijerarhije. Primijenite automatski alat TOC na stilove naslova. Word 2016 traži te naslove, a zatim unosi sadržaj u vaš dokument. Tada možete automatski ažurirati svoj TOC ako unesete promjene u dokument.
Za više praktične kontrole možete koristiti i Priručnik Sadržaj stil. Word ubacuje tekst rezervirano mjesto i morate umetnuti i oblikovati svaki sadržaj na popisu.
3. Izradite zaglavlje i podnožje
Zaglavlja i podnožja važna su u izvješćima jer je njihova glavna svrha pružiti informacije o izvješću na svakoj stranici. To su uobičajena područja za prikaz brojeva stranica. Zaglavlje dokumenta treba sadržavati naslov izvješća i eventualno ime onoga tko ga je izradio. Naslov trenutnog odjeljka je od pomoći.
Podnožje bi, s druge strane, trebalo sadržavati brojeve stranica, datum objavljivanja i druge potrebne administrativne podatke. Imajte na umu da neki stilski vodiči imaju posebne smjernice za zaglavlja i podnožja .
Počnimo s zaglavljem u dokumentu i dajmo mu jedinstven izgled.
Odaberi Umetnuti , a zatim odaberite bilo koji Zaglavlje ili Podnožje iz grupe. Ugrađena galerija prikazuje vam nekoliko mogućnosti koje možete birati.
Prostor zaglavlja i podnožja umetnut je u vaš dokument s rezerviranim tekstom ili tablicom. The Alati zaglavlja i podnožja otvara se na vrpci za druga oblikovanja poput datuma, vremena ili slike.
Unesite tekst, a zatim odaberite Zatvorite Zaglavlje i Podnožje .
Možete početi s praznim zaglavljem i podnožjem. Ako imate dizajnerske vještine, upotrijebite Alati zaglavlja i podnožja dizajnirati vlastiti. Svladajte prostor zaglavlja i podnožja ako želite stvoriti prilagođene memorandume za svoju organizaciju. Možete koristiti elemente robne marke poput logotipa tvrtke ili organizacije na vrhu i uredno oblikovane fusnote na dnu
Pokušajmo i izmijenimo jedno od ugrađenih zaglavlja. Ja sam odabrao Momak iz galerije.
Konačni izgled trebao je dvije minute za sastavljanje jednostavnih tekstualnih efekata i ikone iz galerije ikona Microsoft Office.
Zaglavlje i podnožje su na mjestu. No, kako znate gdje se nalazite u dokumentu? Umetnite brojeve stranica kao sljedeći važan putokaz.
4. Dodajte brojeve stranica
Brojevi stranica najbolje izgledaju u podnožju (za razliku od zaglavlja kao na gornjoj slici). Možete dodati osnovni broj stranice iz Umetni> Broj stranice gumb na vrpci. Također ga možete dodati iz Oblikovati karticu koja se prikazuje kada dodate zaglavlje i podnožje.
Imate veliku kontrolu nad brojevima stranica. Odaberite iz širokog raspona formata broja i prilagodite ih svojim potrebama. U ovom slučaju dodajemo broj u podnožje, ali ih možete postaviti pri vrhu ili čak na marginama. U ovom primjeru postavio sam broj stranice u donjem lijevom kutu. No, želio bih promijeniti zadani izgled i format.
Na primjer: Korištenje 'stranice X od XXX' čini bolji pokazatelj u dugom dokumentu.
Odaberite broj stranice. Ići Umetanje> Brzi dijelovi . Na padajućem izborniku odaberite Polje . Također možete otvoriti dijaloški okvir Polje s kartice Dizajn zaglavlja i podnožja.
Odaberite NumPages s dugog popisa naziva polja. Iz okvira s desne strane možete odabrati određeni format. Odabrao sam uobičajene 1, 2, 3. Kliknite u redu , i prikazat će se broj stranica. Sada sve što trebate učiniti je dodati svoj tekst, poput stranice X od XXX, i promijeniti izgled brojeva pomoću uobičajenih alata za oblikovanje teksta dostupnih na kartici Početna.
Sada to izgleda ovako:
Dizajnirajte izgled bilo kojeg broja stranice u dokumentu, a Word automatski ažurira sve preostale. Brojevi stranica najčešći su elementi u podnožju, ali mogu sadržavati i druge podatke poput zaglavlja. Iz opcija u grupi Umetanje možete dodati datum i vrijeme, podatke o dokumentu, slike i drugo u svoje zaglavlje ili podnožje.
Zatim idemo na oblikovanje sadržaja.
Vizualni crtež vašeg stručnog izvješća dolazi s 'uljepšavanjem' koje primjenjujete na sadržaj. Oblikovanje je također bitan korak za dokument koji dobro teče. Dakle, morate uložiti puno energije u odabir pravog fonta, prostora za odlomke i boja.
Ne brini. Čak će i umjetnički osporavani ovaj dio biti lak jer Microsoft Word dolazi upakiran sa zadanim temama i vizualnim stilovima. Počnimo s najosnovnijim elementom dokumenta.
5. Odaberite i oblikujte pravi font
Vaše izbor fonta u profesionalnom Word izvješću ne samo da određuje kako se tekst ističe, već i kako je tiskan. Želite oboje za najveći učinak.
Možete primijeniti font (tj. Vizualni izgled fonta) na cijeli dokument ili na određene dijelove dokumenta. Svi su fontovi dostupni na kartici Početna. Ići Početna> Font .
Zadani font u programu Microsoft Word 2016 je Calibri. Gledajte dalje od toga jer imate na izboru mnogo drugih. Ako odaberete Times New Roman, možda ćete se smatrati lijenima, ako odaberete Windings, pa ... mislim da to ne moram objašnjavati. Stoga svakako odaberite font koji se lako čita i odgovara izvješću. Kako biste bili sigurni, odaberite jednu od ovih Google fontovi profesionalnog izgleda ; dostupni su besplatno.
Savjet: Baskerville i Georgia dobra su alternativa prekomjerno korištenom Times New Romanu
Pokušajte s drugim uparivanjem fontova za tekst i naslove (i podnaslove). Nekoliko web stranica poput FontJoy i TypeWolf pomoći će vam da eksperimentirate s uparivanjem fontova. Možeš preuzimajte i koristite prilagođene fontove isto. Ali zapamtite pravilo palca-nikada nemojte koristiti više od tri različita slova u dokumentu.
Za taj dodatni pipazz isprobajte a ispustite kapicu kako biste poboljšali tekst .
6. Stilizirajte odlomke
Ako želite da vam redovi budu s dvostrukim razmakom ili s jednim razmakom, morate promijeniti format odlomaka. Promjenom razmaka možete olakšati čitanje dokumenta ili ostaviti dojam da je dulji i da ste uložili više posla u njega.
Da biste promijenili odlomak za cijeli dokument, najbolje je da odaberete svaki blok teksta; u protivnom, ako koristite zaglavlja u svom izvješću, i oni će se promijeniti. Druga je bolja opcija ako prilagodite određeni stil koji koristite za oblikovanje odlomka.
Da biste to učinili, idite na Dom > Stilovi . Desnom tipkom miša kliknite stil koji želite promijeniti i odaberite Izmijeniti . Kliknite na Oblikovanje> Stavak koji se nalazi pri dnu dijaloškog okvira. Sada promijenite razmak, uvlačenje i poravnanje za odlomak. Klik u redu za zatvaranje dijaloga.
Kada želite promijeniti manji dio dokumenta , odaberite što želite promijeniti. Desnom tipkom miša kliknite označeni tekst i odaberite Stavak . Pojavit će se isti dijaloški okvir kao gore.
7. Prekidi kontrolne stranice
Prijelom stranice - samim svojim imenom - razdvaja neprekinuti blok teksta na dvije stranice. Prijelomi stranica važni su strukturni elementi za dugačke dokumente. Word automatski umeće prijelom stranice na kraj stranice. No, u dugačkom dokumentu možete postaviti prijelome stranica tamo gdje ih želite.
Za umetanje ručnog prijeloma stranice kliknite Umetni> Prijelom stranice. (Tipkovni prečac: CTRL + Enter)
Prijelom stranice izgleda ovako kada kliknete na Pokaži sakrij naredba u Grupa odlomaka .
Ali što ako želite držati hrpu redaka zajedno na stranici ili stupcu, a ne odvojiti ih zbog prijeloma stranice? Raspored je pod vašom kontrolom. Pritisnite sićušnu strelicu koju vidite u donjem desnom kutu grupe Odlomak.
U Okvir odlomka, kliknite Prijelomi linija i stranica. Odaberite jednu od ove četiri opcije paginacije:
- Udovica/siroče kontrolna mjesta postavljaju najmanje dva retka odlomka pri vrhu ili dnu stranice.
- Nastavi sa sljedećim sprječava pauze između odlomaka koje želite ostati zajedno.
- Držite linije zajedno sprječava prijelome stranica usred odlomaka.
- Prijelom stranice dodaje prijelom stranice prije određenog odlomka.
Također smo pokazali kako ukloniti prijelome stranica kad je potrebno.
8. Koristite stilove i teme
Stilovi i teme možda su dvije značajke u programu Microsoft Word koje se manje koriste. Ali mislim da biste ih trebali koristiti u svakoj prilici kako biste uštedjeli puno vremena.
No, koja je razlika između teme i stila? Microsoft kaže:
Teme pružaju brz način za promjenu ukupne boje i fontova. Ako želite brzo promijeniti oblikovanje teksta, Word Styles su najučinkovitiji alati.
Dakle, kako teme kontroliraju opći izgled s bojom, efektima i fontovima - prvo počnite s dobrom temom za svoj dokument. Zatim , pomoću stilova kopajte po određenim dijelovima za koje želite promijeniti izgled.
Za Teme: Idite na Oblikovati tab. Odaberite temu iz galerije. Možete vidjeti preglede kakve je kombinacije boja.
Za Stilovi: Odaberite dio teksta koji želite promijeniti. Idite na Stilovi grupa na Dom tab. Možete vidjeti preglede kako izgledaju. Odaberite stil koji odgovara vašem sadržaju. Na primjer, odaberite stil naslova za naslove u svom dokumentu. Ili, određeni stil za bilo koje citate. Također možete izmijeniti postojeći stil i stvoriti nove stilove od početka.
9. Natpisi
Svaka slika, grafikon ili ilustracija trebaju natpis koji ih jasno opisuje. To je jedan redak teksta, obično smješten ispod grafike. Natpisi su također važna referenca kada ih trebate spomenuti na drugom mjestu. Mnogi dokumenti izostavljaju ovaj mali detalj.
Lako je dodati naslov. Desnom tipkom miša kliknite ilustraciju kojoj želite dodati naslov. Odaberi Dodati naslov .
U dijaloški okvir dodajte tekst natpisa i konfigurirajte preostale opcije. Naslovi se mogu automatski referencirati u Wordu.
10. Koristite Brze dijelove
Profesionalni dokumenti se mogu ponavljati. To je razlog zašto biste trebali početi koristiti Brze dijelove za sadržaj ploče koju stalno koristite. Na primjer, recimo da uz svaki dokument uključujete ugovornu klauzulu. Ili, neke uvodne informacije. Umjesto ponovljenog kopiranja i lijepljenja, spremite ih kao brze dijelove i ponovno ih koristite iznova i iznova.
Brzi dijelovi također su vrsta građevni blok . Galeriju svih blokova sadržaja za višekratnu uporabu možete vidjeti u Građevinski blok Organizator .
Spremite i ponovno upotrijebite vlastite brze dijelove u dva koraka:
- Odaberite izraz, rečenicu ili drugi dio dokumenta koji želite spremiti u galeriju.
- Ići Umetni> Grupa teksta> Brzi dijelovi> Spremi odabir u galeriju brzih dijelova . Promijenite ime i dodajte opis ako želite. Klik u redu .
Jednako lako možete ponovno koristiti spremljeni isječak sadržaja.
Postavite kursor na mjesto gdje želite umetnuti odabir iz galerije brzih dijelova. Ići Umetni> Grupa teksta> Brzi dijelovi . Zatim kliknite rečenicu, izraz ili drugi spremljeni odabir koji želite ponovno upotrijebiti.
U izborniku Brzi dijelovi primijetit ćete još tri kategorije.
Autotekst: Word 2016 zadržao je staro Autotekst značajka. Radi kao brzi dijelovi za bilo koji blok teksta koji jako puno koristite. Primjer: Bilješka koju želite koristiti sa svakim dokumentom.
Svojstvo dokumenta: Skup stalnih svojstava koje možete uključiti u svaki dokument. Primjer: naziv tvrtke ili autor.
Polja: To su unaprijed definirani elementi koji se automatski ažuriraju. Primjer: datum, vrijeme, brojevi stranica itd.
Upamtite, unosi za svojstvo dokumenta ponekad mogu uključivati podatke koje ne biste željeli podijeliti sa svima. Zato pažljivo pratite ta polja i uklanjajte skrivene osobne podatke kad god je to potrebno.
11. Ukrasite ivicama stranica
Granice stranica izgledaju dobro ne samo na letcima i pozivnicama. Ako se učini kako treba, dokumentu mogu dodati dodir klase. U izborniku Dizajn na vrpci dostupni su različiti stilovi i širine linija te umjetničke ivice.
Ići Dizajn> Granice stranice.
U Granice i zasjenjivanje kutiju, koristite Granica stranice karticu za oblikovanje obruba.
Postavke su jasne same po sebi. Isprobajte Shadow ili 3-D s pravim bojama kako biste dodali suptilnu, ali elegantnu obrub. Umjetnički stilovi s isječcima mogu biti previše sjajni za profesionalne dokumente.
Upotrijebite četiri kutna gumba u Pregled prozor za odabir stranica stranice za iscrtavanje obruba. Pritisnite ove gumbe za uklanjanje ili dodavanje obruba, kako želite.
Postavite pokazivač na prvu stranicu dokumenta ako želite postaviti obrub samo oko prve stranice. Također možete postaviti obrube oko određenih stranica u odjeljak. Postavite kursor u odjeljak - ili na prvu stranicu tog odjeljka ili na sljedeću stranicu.
Reference i suradnja
Izvješće programa Word može se činiti kao neizvodljiv posao. To je kao da organizirate milijun hrpa sijena u uredne male hrpe. Ideja je znati točno koji snop ima pin koji tražite. Ove su značajke namijenjene olakšavanju.
1. Napravite indeks
Prilikom pisanja velikih dokumenata, poput izvješća koje sadrži mnogo informacija, stranica sa sadržajem možda neće biti dovoljna. An Indeks trebaju se pojaviti na kraju dokumenta, s brojevima stranica do ključnih riječi i podacima u izvješću. Izradite indeks koji će čitatelju pomoći da unese prave podatke samo s brojem stranice.
Napravite indeks ako vaš dokument ima više od 20 stranica. Microsoft Word 2016 ne dopušta da vas proces obuzme. U osnovi ima dva dijela:
- Odaberite riječi ili podatke koje želite uključiti u indeks.
- Postavite indeks na pravo mjesto u dokumentu.
Možete se pomicati kroz gotov dokument i označiti riječi ili izraze koje želite uključiti u indeks ili ih označiti u hodu. U svakom slučaju, odaberite tekst koji želite koristiti kao indeksni unos ili kliknite tamo gdje želite umetnuti unos.
1. Pritisnite Reference > Označite unos .
2. Uredite tekst u Označi unos indeksa dijaloški okvir. Također možete dodati pododnos koji dodatno definira glavnu riječ koju ste koristili u indeksu. Možete dodati više razina i svaka se pojavljuje uvučena ispod glavnog unosa.
3. Pod Opcije , također možete stvoriti unakrsnu referencu na drugi glavni unos. Čitatelj to može upotrijebiti za upućivanje srodnih informacija na drugo mjesto u istom dokumentu.
4. Pomoću formata Broj stranice odlučite o izgledu brojeva stranica u indeksu.
zašto ne mogu pristupiti svom bankovnom računu na mreži
5. Pritisnite Ocjena za označavanje unosa indeksa. Kliknite da biste označili ovaj tekst gdje god se pojavio u dokumentu Označi sve .
6. Ponovite postupak za sve riječi i izraze koje želite uvrstiti u indeks.
Sada ste izgradili svoj indeks. Umetnite ga na pravo mjesto prema kraju dokumenta.
1. Pritisnite stranicu na koju želite umetnuti indeks.
2. Pritisnite Reference> Umetni indeks .
3. The Indeks prikazuje se dijaloški okvir. Ovdje možete odabrati oblikovanje unosa teksta, brojeva stranica, kartica i vodećih znakova.
4. Odaberite izgled iz različitih formata na popisu i provjerite prozor za pregled s desne strane. Upamtite, prozor Preview vam ne prikazuje stvarni indeks. To je samo 'simulacija' kako će to izgledati.
5. Pritisnite u redu . Vaš Indeks je sada spreman.
Ponekad ćete možda morati dodati više unosa u indeks nakon što ste ga umetnuli na stranicu. Označite unos i idite na Reference> Indeks ažuriranja uključiti nova spominjanja.
Također dodajte naslov za indeks jer Word to ne radi automatski.
2. Izrada bibliografija
Vaš dokument je gotovo gotov. Sada morate priznati sav drugi istraživački rad i ideje na koje ste se pozvali u svom dokumentu. Vrijeme je za bibliografiju.
Izvješće o tvrtki možda ne treba bibliografiju, ali akademski rad nije završen bez njega. Bibliografija je jedan od najmučnijih poslova u akademskom izvješću. Morate urediti sve svoje citate prije nego sjednete uokviriti bibliografiju. Također, odlučite se o stilu citiranja (obično MLA, ŠTO , ili U stilu Chicaga ) prema smjernicama vašeg predmeta.
Za izradu ovog odjeljka ne oklijevajte iskoristiti generatore citata i bibliografije trećih strana.
No, Microsoft Word 2016 ima potpuni skup alata kako bi ovaj proces učinio što bezbolnijim. Dakle, prijeđite na točku u dokumentu na koju želite postaviti bibliografiju. Dobro je ako imate barem jedan citat za uključivanje, ali čak i ako ga nemate, Word 2016 omogućuje vam da koristite citat rezervirano mjesto i kasnije popunite izvore.
Klik Literatura> Bibliografija .
Word nudi nekoliko bibliografskih stilova koji se razlikuju samo po nazivima naslova. Odaberite odgovarajući stil, a zatim umetnite citate s gumba u Grupa citata i bibliografije .
Alat za bibliografiju ima nekoliko koraka. Radi sažetosti, uputit ću vas na izvrsne Stranica pomoći za Microsoft Office koji je vodič korak po korak.
Neki akademski radovi će to od vas tražiti stvoriti označenu bibliografiju . To je detaljnija verzija bibliografije s popisom citata u časopisima, knjigama, člancima i drugim dokumentima nakon čega slijedi kratak odlomak. Odlomak je opis izvora i načina na koji podržava vaš rad.
3. Unakrsno upućivanje
Možete upotrijebiti unakrsnu referencu kako biste čitatelju pomogli u kretanju kroz dugačak dokument. U bilo kojem trenutku u dokumentu možete reći čitatelju da se vrati na naslov, broj stranice, sliku, grafikon, fusnotu, završnu bilješku i odlomak. Unakrsna veza je zgodan način za povezivanje povezanih informacija. Čitatelj samo mora kliknuti na vezu kako bi otišao do tog isječka informacije.
Evo kako započinjete:
1. Odaberite mjesto za unakrsnu referencu i upišite tekst koji čitatelju govori o tome. Na primjer: 'Pogledajte grafikon 3 za buduće trendove.'
2. Idite na Umetni> Unakrsna referenca .
3. U Referentna vrsta okvir, kliknite padajući popis da biste odabrali ono s čime se želite povezati.
4. Opcije u Umetnite referencu na padajući izbornik će se promijeniti prema gore navedenom izboru.
5. U Za koji polje, prođite kroz izbore i recite Wordu točne podatke za povezivanje.
6. Provjerite Umetni kao okvir hiperveze za stvaranje hiperveze za referencirane informacije.
7. Kliknite na Umetnuti uključiti unakrsnu referencu u dokument.
Sjećate se, naše spominjanje titlova? Možete upoređivati jednadžbe, slike, grafikone i tablice ako ste ispod njih koristili naslove.
Word ne može stvoriti unakrsnu referencu za nešto što ne postoji. Word će vas obavijestiti o tim pogreškama i također automatski ažurirati unakrsne reference kada promijenite broj stranice ili tekst navedene stavke.
4. Korištenje komentara
Profesionalno izvješće može biti usamljen posao ili možete uzeti pomoć tima za pripremu prvog nacrta. Skromni Komentar jedan je od alata koji se najviše koriste u Word dokumentu. Prikazuje se kao pravokutni balon u boji na marginama ili u oknu za pregled.
Komentare možete koristiti kao male 'ljepljive stavke' ili samozabilješke. Ostavite male bilješke za sebe dok pišete, uređujete i revidirate svoj put kroz izvješće ili rukopis. Budite kreativni - dodajte dodatne veze na druge izvore, koristite ih za savjete i upute, povežite s različitim dijelovima dokumenta ili postavite vezu za povratne informacije svojim čitateljima. A kad završite, lako možete uklonite sve komentare u Wordu .
Microsoft Word 2016 također je poboljšani alat za zajedničko pisanje. Komentari igraju veliku ulogu u prenošenju povratnih informacija kroz tim. Evo kako funkcionira sustav komentara ...
1. Označite tekst kojem želite dodati komentar ili kliknite na kraju tekstualnog bloka.
2. Idite na Umetanje> Komentar . Upišite svoj komentar u okvir. Komentari se pojavljuju u području označavanja s desne strane. Prikaz izgleda ispisa obično je najbolji način da vidite komentare uz tekst.
3. Idite na Pregled karticu i pogledajte više opcija za komentare. Ova kartica također prikazuje sve kontrole za praćenje promjena i komentara u dokumentu o suradnji. Upotrijebite opcije označavanja za prikaz ili skrivanje komentara. Na primjer: Nema oznaka sakriti će komentare i područje označavanja s desne strane.
Dovršite svoje izvješće
Nakon što je većina vašeg izvješća dovršena i spremljena, vrijeme je za dovršetak izvješća. Kad kažem finalizirati, ne mislim na lekturu. To bi također trebalo učiniti. Sada morate poduzeti sigurnosne mjere kako biste zaštitili izvješće od neovlaštenih promjena i plagijata.
Ove sigurnosne mjere dat će dodatnu razinu autentičnosti vašoj elektroničkoj datoteci prije nego što je podijelite.
Ovaj odjeljak će obuhvatiti:
- Potpisi
- Umetnite vodene žigove
- Neka dokument bude 'samo za čitanje'
- Zaštitite vaš dokument lozinkom
- Ispišite svoj dokument u PDF
1. Potpisi
Izvješću možete dodati tekstualni potpis za osobni pečat. Ali jednostavan tekstualni potpis ne zahtijeva nikakvu provjeru autentičnosti. Digitalni potpis bolji je način zaštite vašeg dokumenta od neovlaštenog pristupa. Digitalni potpis potvrđuje da je dokument došao od potpisnika i da na bilo koji način nije promijenjen.
Izradimo liniju potpisa u programu Microsoft Word 2016.
U dokumentu postavite kursor na mjesto na kojem želite stvoriti liniju za potpis.
1. Idite na Umetnuti > Tekst skupina > Linija za potpis i kliknite Linija potpisa Microsoft Office .
2. The Postavljanje potpisa prikazuje se dijaloški okvir. Popunite polja kako je naznačeno. Ako dokument šaljete nekome drugome na potpis, dodajte upute za potpisnika u polje rezervirano za njega ( Upute potpisniku ). Potpisnik također može dodati dati svrhu potpisivanja ako Dopustite potpisniku da dodaje komentare u dijaloški okvir Potpisivanje je provjereno.
3. Kliknite na u redu i dokument će sada prikazati rezervirano mjesto za potpis.
Unesite potpis:
Kad trebate potpisati dokument s digitalnim potpisom, idite na red za potpis i desnom tipkom miša kliknite na njega.
Od vas će se zatražiti da se potpišete digitalnim ID -om. Ako ga nemate, Microsoft će vam reći da ga nabavite od partnera za potpis usluge.
Ako nemate digitalni ID, možete jednostavno umetnite tekstualni prikaz linije za potpis . Možete koristiti pisani potpis ili sliku koja ne zahtijeva autentifikaciju.
2. Umetnite vodene žigove
Vodeni žig programa Microsoft Word lažni je, ali i dalje koristan vizualni pokazatelj statusa dokumenta. Na primjer, možete upotrijebiti vodeni žig na kojem piše 'Nacrti' kako biste ga razlikovali od konačne verzije dokumenta. Ili upotrijebite vodeni žig da predložite da je dokument zaštićen autorskim pravima ili povjerljiv.
Oznaka 'Nacrt' je najčešća. No, Microsoft Word nudi vam nekoliko drugih vodenih žigova na izbor.
1. Idite na Oblikovati > Pozadina stranice i izabrati Vodeni žig . Gumb Vodeni žig bit će omogućen samo u prikazu Ispis.
2. Možete odabrati sliku ili tekstualni vodeni žig iz galerije. Dostupne su i horizontalne i dijagonalne verzije. Dijaloški okvir daje vam sve mogućnosti prilagodbe za konačni izgled vodenog žiga. Isprobajte različite fontove, rasporede, veličine i boje.
3. Možete unijeti vlastiti tekst u polje Text kako biste stvorili vlastiti vodeni žig.
4. Odaberite u redu za primjenu vodenog žiga na dokument. Word automatski primjenjuje vodeni žig na svaku stranicu osim naslovne.
3. Neka dokumenti budu samo za čitanje
Profesionalno izvješće po svojoj prirodi čitatelji ne bi trebali uređivati. Pretvaranje dokumenta u PDF jedan je od načina. No, također možete primijeniti još nekoliko ograničenja u programu Microsoft Word i spriječiti bilo kakve slučajne izmjene ili propuste.
Postoje tri načina zaštite dokumenta.
Prvo - Neka vaš dokument bude samo za čitanje.
To osigurava da se vaš dokument može samo čitati ili kopirati. To nikoga neće spriječiti u kopiranju datoteke i promjeni kopije.
1. Idite na Datoteka kartica> Info > Zaštitite dokument > Označi kao konačno.
2. Kad čitatelji otvore dokument, traka na vrhu ponudit će čitatelje da tretiraju ovaj dokument samo kao čitanje. No, oni mogu kliknuti na 'Uredi u svakom slučaju' kako bi otvorili dokument u načinu uređivanja.
Drugo - Zaštita vašeg dokumenta lozinkom.
Zaštitite svoj dokument od neželjenih izmjena barijerom lozinke.
1. Pod Zaštitite dokument , odaberite Šifriraj lozinkom . Upišite lozinku i kliknite u redu .
2. U Potvrdi lozinku okvir, ponovno upišite lozinku, a zatim kliknite u redu . Dokument će se otvoriti čitačem koji će zatražiti lozinku.
Microsoft koristi AES (Advanced Encryption Standard), 128-bitnu duljinu ključa, SHA1 (kriptografski algoritam za raspršivanje koji generira gotovo jedinstveni 160-bitni ključ za zamjenu otvorenog teksta) i CBC (lančano šifriranje blokova) kako bi hakeru dao dobro -zaslužena glavobolja.
Treće - Ograniči uređivanje.
Ova kontrolna značajka pomaže vam da kao autor odlučite koje dijelove dokumenta drugi mogu uređivati, a koji će biti zaključani. Zamislite to kao izbacivača koji pušta VIP osobe, ali inače zatvara vrata običnim ljudima.
1. Idite na Pregled > Ograniči uređivanje .
2. Pod Ograničenja uređivanja , ček Dopustite samo ovu vrstu uređivanja u dokumentu , i provjerite da li na popisu piše Nema promjena (samo za čitanje) .
Bez promjena (samo za čitanje) zadana je vrsta ograničenja. Za drugu razinu ograničenja za dokument, kliknite izbornik i odaberite između Praćene promjene, Komentari ili Ispunjavanje obrazaca.
3. Da biste neke odjeljke oslobodili blokade uređivanja, odaberite odjeljke za uređivanje bez ograničenja. Za odabir više područja kliknite CTRL dok odabirete područje pomoću miša.
4. Možete provjeriti Svatko pod Iznimke (izborno) na ploči Ograniči uređivanje. Ili kliknite Više korisnika ... i dopustiti samo određenim korisnicima da mijenjaju odjeljke. Dopuštena područja bit će označena uglatim zagradama.
5. Pritisnite Da, počnite provoditi zaštitu .
Sada u okvir koji se otvori upišite jedinstvenu lozinku. Morate ga ponovno upisati da biste potvrdili.
Lozinka nije obavezna. Ali osigurava da nitko ne može samo kliknuti Stop Zaštita i uredite dokument. Ako ste još uvijek paranoični, šifrirajte svoj dokument Microsoft Word kao što smo to učinili u drugom gore navedenom postupku.
4. Ispišite svoje izvješće u PDF
Prijenosni format dokumenta ima mnoge prednosti. Ne samo da je kompatibilna s više platformi na svim računalima. Vaš je dokument spreman i sada ga morate podijeliti ili poslati preko ispisa. Mnoga stručna izvješća - na primjer, pravni dokument - moraju zadržati format kako je predviđeno.
Spremite ili pretvorite kopiju u PDF. Microsoft Word 2016 ne treba dodatke drugih proizvođača.
Ići Datoteka > Izvoz > Stvorite PDF/XPS .
Upamtite, vaš Wordov dokument može sadržavati osjetljive podatke za koje ne želite da budu uključeni u PDF. Uklonite ga prije objavljivanja u PDF -u. U Objavite kao PDF ili XPS prozor, odaberite Opcije . Zatim odaberite Dokument i jasno Svojstva dokumenta . Postavite sve druge opcije koje želite i odaberite u redu .
Potražite mjesto na koje želite spremiti datoteku i kliknite na Objaviti .
Slijedeći korak...
Blizu ste cilja. Izvješće je spremno za predaju vašim čitateljima. Ali preostaje još jedan posljednji posao.
Okrećite stranice i uvjerite se (opet) da je vaše izvješće prilagođeno čitateljima. Pristupite čitateljevom oku. Jeste li organizirali svoja razmišljanja i napisali uvjerljivo? Prolaze li informacije dobro s grafikonima i ilustracijama? Mogu li proći i brzo pronaći informacije? Je li tekst čitljiv? Koristite ocjenu čitljivosti za mjerenje razine čitljivosti vaših dokumenata kao posljednji korak.
Možda ste također primijetili da nismo pokrili neke aspekte programa Microsoft Word. Na primjer, Tablice Microsoft Word su važan alat za prikaz podataka. Ili moć lista u upravljanju informacijama.
Microsoft Word star je više od četvrt stoljeća i prepun je malih mogućnosti. Na MakeUseOfu pokrili smo svaki kutak ove zvijeri. Dakle, koristite naše resurse da biste besplatno saznali više o ovom softveru. Svaki nova značajka programa Microsoft Word naučeno će vam olakšati život.
Neka vaše izvješće zasja
Kako je rekao autor Nathaniel Hawthorne,
Lako čitanje je vraški teško pisanje
Nije li to točno i za profesionalno pisanje izvješća? Uostalom, ako mu se da izbor, nitko ga neće htjeti čitati. Napisati poslovno izvješće i koristiti ga za komunikaciju dvije su različite stvari. Microsoft Word samo je alat - vaš je posao angažirati se.
Za neke alternative provjerite najbolji internetski procesori teksta . A za dodatnu pomoć u profesionalnom pisanju pogledajte kako se ispričati u e -pošti i misliti ozbiljno .
Koje su najbolje prakse za pisanje profesionalnih poslovnih izvješća? Recite nam u komentarima.
Udio Udio Cvrkut E -pošta Isplati li se nadogradnja na Windows 11?Windows je redizajniran. No, je li to dovoljno da vas uvjeri da prijeđete s Windows 10 na Windows 11?
Pročitajte Dalje Povezane teme- Produktivnost
- Microsoft Word
- Dugi oblik
- Vodič za dugačke oblike
Saikat Basu zamjenik je urednika za Internet, Windows i produktivnost. Nakon što je uklonio mrlju MBA -a i desetogodišnju marketinšku karijeru, sada strastveno pomaže drugima poboljšati svoje vještine pripovijedanja. Pazi na nestali oxfordski zarez i mrzi loše snimke zaslona. No ideje o fotografiji, Photoshopu i produktivnosti smiruju mu dušu.
Više od Saikat BasuaPretplatite se na naše obavijesti
Pridružite se našem biltenu za tehničke savjete, recenzije, besplatne e -knjige i ekskluzivne ponude!
Kliknite ovdje za pretplatu