8 iznenađujućih načina na koje možete uvesti podatke u Microsoft Word

8 iznenađujućih načina na koje možete uvesti podatke u Microsoft Word

Microsoft Word je de facto standardni program za dokumente sustava Microsoft Office, od istraživačkih radova do stručna izvješća . No ponekad imate podatke u drugom programu na koje se morate pozvati; to bi moglo biti u Microsoft Excelu, moglo bi biti PDF, čak bi moglo biti i drugi Wordov dokument. Znajući kako uvesti te podatke može vam uštedjeti mnogo vremena.



U ovom ćemo članku obraditi osam različitih načina na koje možete uvesti podatke u svoje Microsoft Word dokumente; neki će biti korisni za stvari poput izvješća, drugi će biti dobri za pisma za obrasce i slične projekte, a treći će samo uštedjeti vrijeme u nekoliko specifičnih situacija kada vam nešto treba neuobičajeno .



Windows 7 aero tema za Windows 10

Budući da je Microsoft Excel najsvestraniji resurs za uvoz podataka, počet ćemo tamo.





Uvezite tablicu iz programa Microsoft Excel

Oblikovanje tablica u programu Microsoft Word strašno je. Zato postoji Microsoft Excel, zar ne? Srećom, Microsoft je predvidio da vam omogući da u svoj Wordov dokument uključite tablice izravno iz programa Excel tako da sve formatiranje možete izvršiti u Excelu, gdje je to puno lakše.

Za početak odaberite ćelije koje želite kopirati u programu Microsoft Excel, pritisnite Uredi> Kopiraj i vratite se na Microsoft Word.



Ići Uredi> Posebno zalijepi ... (ili kliknite desnom tipkom miša i odaberite Posebno zalijepi ... ) i odaberite Zalijepi vezu na lijevoj bočnoj traci. U Kao... izbornika, odaberite Objekt radnog lista programa Microsoft Excel , zatim pogodi u redu .

Sada ćete vidjeti ćelije koje ste odabrali izravno u dokumentu Microsoft Word. I zato što ste odabrali Zalijepi vezu umjesto Zalijepiti , te će se stanice ažurirati kad god unesete promjene u proračunsku tablicu programa Microsoft Excel.

Ako odaberete Zalijepiti umjesto Zalijepi vezu , ćelije se neće ažurirati kada unesete promjene u proračunsku tablicu. Ipak, ima prednost rada bez obzira na to je li Excel list prisutan ili ne. Dakle, ako vam neće trebati ažuriranja - ako ispisujete ili ćete datoteku poslati e -poštom nekome drugome, a na primjer mora prikazati točne podatke - možda biste htjeli upotrijebiti Zalijepiti .

Uvoz jedne ćelije iz programa Microsoft Excel

Također možete koristiti istu metodu kao gore za pojedinačne ćelije:

U ovom slučaju, umjesto odabira Objekt radnog lista programa Microsoft Excel , Odabrao sam Neformatirani tekst ; zato broj dolazi s istim oblikovanjem kao i ostatak dokumenta Microsoft Word. I dalje se ažurira na isti način, ali ne morate se baviti pokušajem da tekstni okvir postavite na pravo mjesto.

Istu strategiju možete koristiti s cijelom tablicom ako želite i formatiranje biti usklađeno s vašim Word dokumentom. Ako ovo ne funkcionira ili vam je potrebno složenije ponašanje iz jedne ćelije, možete pokušati upotrijebiti Visual Basic za integraciju Excel podataka u Wordov dokument.

Uvezite grafikon ili grafikon iz programa Microsoft Excel

Poput uvoza tablice, može biti vrlo prikladno uvesti grafikon ili grafikon iz programa Microsoft Excel u Word, tako da se automatski ažurira kad god unesete promjene u Excel proračunsku tablicu. To bi moglo biti osobito korisno ako morate stvarati redovita izvješća koja uključuju grafikone. Srećom, Microsoft je ovaj proces učinio iznimno lakim: samo kopirajte i zalijepite grafikon iz programa Microsoft Excel u Word.

Također možete kliknuti i povući grafikon iz programa Microsoft Excel u Word da biste ga ugradili u datoteku. U svakom slučaju, grafikon će se sada automatski ažurirati kad god promijenite izvornu proračunsku tablicu.

Spajanje pošte iz programa Microsoft Excel

Spajanjem pošte možete stvoriti veliki broj slova, naljepnica, omotnica ili bilo čega drugog u programu Microsoft Word pomoću podataka iz programa Excel. Bradov članak o kako se spajanje pošte s Microsoft Excelom i Wordom pokriva temu detaljnije nego što sam ikada mogao, ali kratka verzija je da ćete je koristiti Alati> Upravitelj spajanja pošte za odabir izvora podataka i stvaranje predloška u programu Microsoft Word.

Ako koristite stariju verziju sustava Microsoft Office, ovaj bi vodič za spajanje pošte pomoću sustava Office 2007 mogao biti od koristi, pa čak možete koristiti spajanje pošte za masovnu e -poštu u Outlooku . Upotreba spajanja pošte može potrajati neko vrijeme, ali jednom kad to shvatite, bit će to jedan od najkorisnijih alata u vašem Office arsenalu.

Uvoz PDF datoteka

Kratko upozorenje: kada uvezete PDF u Microsoft Word, on u osnovi dolazi kao slikovna datoteka, a ne kao tekst. Ako želite moći birati ili mijenjati tekst, morat ćete ga kopirati i zalijepiti iz PDF datoteke. Ako, međutim, samo želite ugraditi PDF u dokument Microsoft Word, pritisnite Umetanje> Objekt , a zatim odaberite Iz datoteke ... i odaberite svoj PDF.

Dobit ćete PDF ugrađen ovako:

Nije sjajno za PDF-ove temeljene na tekstu, ali ako u datoteci postoje slike, lakše je nego kopirati i zalijepiti ili pronaći način da pretvorite PDF u slikovnu datoteku da biste je umetnuli u dokument Microsoft Word.

Automatski uvoz teksta iz drugih dokumenata programa Word

Ako trebate redovito upisivati ​​istu stvar, možda ćete moći uštedjeti vrijeme stavljanjem u dokument Microsoft Word i jednostavnim pozivanjem na drugi dokument.

Pretpostavimo da imate hrpu pisama obrazaca koje trebate poslati i koja moraju sadržavati vaše ime i tvrtku u kojoj radite, ali vaš poslodavac se redovito mijenja. Ne želite mijenjati svako slovo svaki put kad dobijete novi ugovor, pa možete jednostavno pohraniti svoj potpis u jedan dokument i ažurirati sva druga kad god unesete promjenu.

Proučavanje primjera pomoći će vam da ovo postane jasnije. Evo dokumenta koji se može ažurirati i koji sam spremio:

Želim svako od njih - potpis, podatke za kontakt i citat - uvrstiti u svako pismo. Da bih to učinio, na svakoj ću stvoriti oznaku. Da biste stvorili oznaku, označite tekst koji želite povezati u drugim dokumentima, a zatim kliknite Umetanje> Oznaka .

Upišite naziv svoje oznake i kliknite Dodati .

Sada spremite datoteku i zabilježite puni put do mjesta gdje je spremljena. Da biste umetnuli spremljeni tekst, idite na drugi dokument programa Microsoft Word i pritisnite Umetni> Polje . Odaberi IncludeText od Imena polja Jelovnik.

Sada u okvir za tekst ispod izbornika upišite 'INCLUDETEXT' [put do datoteke] '[naziv oznake]'. Kad sam ga upisao, to je izgledalo ovako:

INCLUDETEXT 'Macintosh HD: Korisnici: dralbright: Dokumenti: updateable-text.docx' signoff

(Ako koristite Windows, morat ćete koristiti standardni zapis za staze, koji počinje s 'C: \'. Imajte na umu da morate uključiti dvije obrnute kose crte između svakog odjeljka umjesto jednog.) Sada pritisnite u redu , i vidjet ćete da je tekst umetnut u vaš dokument.

pokrenite stare igre na Windows 10

Povremeno ćete upisati nešto pogrešno i dobit ćete pogrešku, poput ove:

Da biste to ispravili, desnom tipkom miša kliknite bilo gdje na pogrešku i odaberite Uključivanje / isključivanje kodova polja - ovo će vam omogućiti da vidite i uredite kodove iz dokumenta. Ovo možete koristiti i na poljima koja ispravno rade ako trebate promijeniti.

Odavde možete popraviti sve što trebate. U ovom primjeru postoji dodatni znak jednakosti na početku koda.

Nakon uklanjanja znaka jednakosti, polje radi ispravno.

Da biste izvršili promjenu u svim dokumentima koje ste povezali s oznakom, vratite se na uobičajenu tekstualnu datoteku i jednostavno unesite promjene. Evo, citat Groucha Marxa zamijenio sam jednim od Oscara Wildea.

U ostalim dokumentima desnom tipkom miša kliknite ažurirano polje i odaberite Polje za ažuriranje .

I evo ga, polje se ažurira novim podacima.

Ovo bi se moglo činiti kao puno posla, ali ako morate stalno upisivati ​​iste stvari, moglo bi vam uštedjeti ogromnu količinu vremena na duge staze. Potrebno je neko vrijeme za postavljanje na prednjoj strani, ali odmah ćete vidjeti pogodnost ovog sustava. Ne zaboravite provjeriti i druge korisne Officeove automatizacije s IFTTT -om kako biste uštedjeli vrijeme.

Uvezite tekst iz tekstualne datoteke ili Microsoft Word dokumenta

Ako želite dobiti tekst iz tekstualne datoteke ili Wordova dokumenta, ali ga ne želite otvoriti, odaberite sve, kopirajte, vratite se na dokument i zalijepite ga (to može potrajati dugo ako imate stotine stranice teksta), možete izravno uvesti. Samo pogodi Umetni> Datoteka i odaberite tekstualnu datoteku ili Wordov dokument iz kojeg želite uvesti tekst.

Nakon što odaberete datoteku (možda ćete morati promijeniti datoteku Omogućiti padajući izbornik do Svi čitljivi dokumenti ), vidjet ćete cijeli tekst u dokumentu Microsoft Word.

Uvezite tekst s web stranice

Ako želite zadržati ažuriranu kopiju web stranice u dokumentu Microsoft Word, to možete učiniti i vi! Recimo da želim internetsku tekstualnu datoteku koja sadrži Priča o dva grada u mom dokumentu. Koristit ću isto polje INCLUDETEXT, ali umjesto lokalnog puta, upotrijebit ću URL:

Ažuriranje polja dovodi čitavu knjigu u moj dokument.

Najbolje ćete rezultate postići s web stranicom s puno teksta. Možete vidjeti što se događa kada pokušam koristiti INCLUDETEXT za otvaranje MakeUseofove početne stranice:

Ako imate potrebu za uvozom ažuriranog teksta s web stranice u svoj dokument, s ovim se svakako isplati poigrati. Možda ćete morati malo eksperimentirati, ali to bi potencijalno moglo biti vrlo koristan alat.

Što Vas Uvesti u Microsoft Word?

Pokrili smo osam različitih stvari koje možete uvesti u Microsoft Word ovdje - ali vjerojatno postoji više mogućnosti. Što ste uvezli u Microsoft Word? Podijelite najkorisnije stvari koje ste uspjeli uvesti, tako da svi možemo pomoći jedni drugima uštedjeti neko vrijeme postajući majstori programa Word!

Udio Udio Cvrkut E -pošta 5 savjeta za nadopunu vaših VirtualBox Linux strojeva

Umorni ste od loših performansi koje nude virtualni strojevi? Evo što biste trebali učiniti kako biste povećali performanse VirtualBox -a.

Pročitajte Dalje
Povezane teme
  • Produktivnost
  • Microsoft Word
  • Savjeti za Microsoft Office
O autoru Zatim Albright(Objavljeno 506 članaka)

Dann je konzultant za strategiju sadržaja i marketing koji pomaže tvrtkama u stvaranju potražnje i potencijalnih klijenata. Također piše o strategiji i sadržajnom marketingu na dannalbright.com.

Više od Dann Albright

Pretplatite se na naše obavijesti

Pridružite se našem biltenu za tehničke savjete, recenzije, besplatne e -knjige i ekskluzivne ponude!

Kliknite ovdje za pretplatu