Kako se ispričati i izviniti putem e -pošte: profesionalan način

Kako se ispričati i izviniti putem e -pošte: profesionalan način

Svi ponekad zajebu stvar. Pokušajmo koliko god mogli, nitko nije savršen. Kad pogriješite i povrijedite nekoga drugoga, ispravno je ponuditi ispriku.





Iako ćete se često morati osobno ispričati, ponekad ćete radije ili morati reći da vam je žao putem e -pošte. Pogledajmo kako se profesionalno ispričati putem e -pošte kako bismo vam pomogli da najbolje iskoristite ovu situaciju.



Tri sastojka ispravne e -pošte s isprikom

Kredit za sliku: sandphin/ Flickr





Iako ne postoji univerzalni obrazac, općeprihvaćeni standard za ispriku uključuje tri dijela:

  1. Potvrđujući da ste učinili nešto pogrešno.
  2. Osjećaj grižnje savjesti za svoje postupke i biće empatičan razumjeti kako povrijeđuju drugu osobu.
  3. Restitucija , gdje ispravite situaciju.

Razmotrit ćemo svaki od ova tri elementa dok prolazimo kroz način na koji se u e -pošti može reći žao.



Kako otvoriti svoju e -poštu s isprikom

Prije nego što krenete u ispriku, morate se obratiti osobi kojoj pišete. To će uvelike varirati ovisno o vašem odnosu s osobom.

Pretpostavimo da ste pogriješili u profesionalnoj situaciji pa morate poslati e -poruku s isprikom svom šefu. Kao primjer ćemo reći da niste uspjeli izvršiti kritični zadatak na vrijeme, što je odgodilo projekt za sve ostale.



Povezano: Izbjegavajte ove pogreške za bolju komunikaciju putem e -pošte i teksta

U tom bi slučaju prikladan pozdrav bio 'Poštovani [Ime],'. Da ste se ispričali prijatelju, nešto poput 'Bok [Ime]' ili 'Bok [Ime]' bilo bi prikladnije.



Ne zaboravite ni na temu poruke e -pošte s isprikom. Nakon što ste nekome nanijeli nepravdu, možda neće biti sretni što će vam stići e -poruka.

Stavljanje nečega poput 'Molimo prihvatite moje isprike' ili 'Iskreno mi je žao' u naslov teme dobar je način da od samog početka razjasnite čemu služi vaša poruka. Ne pokušavajte postati pametni pomoću kratica za e -poštu; neka to bude jasno kako bi znali što vaša poruka sadrži.

Potvrđujući svoju grešku

Kredit za sliku: stevanovicigor/ Depositphotos

Sad kad ste završili s otvaranjem, vrijeme je za prvi vitalni dio isprike. Ovdje morate jasno identificirati problem koji se dogodio. Priznajte ono što ste učinili; ne pokušavajte prebaciti krivnju na nekoga drugoga niti se pravdati za ono što se dogodilo.

Evo primjera što ne učiniti u e -poruci s isprikom:

Iako znam da sam propustio važan rok, stvarno nisam ja kriv. Radila sam s Paulom na ovom projektu, a on mi je izgubio previše vremena postavljajući mi hrpu nepovezanih pitanja. Moje računalo se također smrzavalo tijekom tjedna i IT ga još nije mogao pogledati. Dakle, ovo nije sve zbog mene.

kako funkcionira zvono na vratima

Čak i ako je sve gore navedeno istinito, to nije dobra isprika. Ovaj dio mora priznati vašu odgovornost u grešci.

Ovako nešto je puno bolje:

Shvaćam da sam propustio ključni rok. Ovaj je projekt bio jako važan za naš odjel, a vi ste mi vjerovali da ću ga pravovremeno dovršiti. Znam da je moj neuspjeh u izvršavanju ovog zadatka na vrijeme odgodio završetak projekta. To se loše odražava na naš tim i žao mi je zbog toga.

Ovdje ste jasno iznijeli što ste pogriješili, a da niste pokušali to umanjiti ili odbiti. Ovo je dio isprike koji se danas često propušta.

Izražavajući kajanje zbog onoga što ste učinili

Sada kada ste jasno iznijeli svoju pogrešku, morate pokazati skrušenost zbog onoga što se dogodilo. Imajte na umu da je ono što ste učinili u najmanju ruku nanijelo bol, frustraciju i druge negativne emocije drugoj osobi. U profesionalnom okruženju to bi ih moglo uzrokovati i gubljenje vremena, novca ili upadanje u probleme s nadređenima.

Pokažite da osjećate grižnju savjesti zbog situacije. Pokušajte se staviti na njihovo mjesto i razumjeti kako su ih vaši postupci doveli do osjećaja. Nemojte ovdje nuditi objašnjenje za svoje ponašanje ili reći da vam je 'žao što se tako osjećaju' zbog onoga što ste učinili.

Svrha isprike je popraviti prekinuti odnos, a ne dokazati da ste cijelo vrijeme bili u pravu.

Evo primjera kako uokviriti ovaj dio isprike:

Želim se iskreno ispričati što nisam izvršila svoje obveze i izvršila zadatak koji ste mi povjerili na vrijeme. Za ovaj neuspjeh nema opravdanja. Ne sviđa mi se što znam da sam iznevjerila svoj tim, i osjećam se užasno što vam je to izazvalo neugodu pri susretu s klijentom.

Izražavanje empatije daje autentičnost vašem ispriku. Pomaže vam da na trenutak zaboravite svoju perspektivu i pogledate s čime se netko drugi bavi.

kako mogu ponovno pokrenuti svoj macbook pro

Ispravljanje pogreške

Riječi su važne, ali radnje imaju mnogo veću težinu. Da biste pokazali da mislite ozbiljno ono što ste rekli, važno je ispraviti se. Poduzimanje radnji ili će popraviti situaciju (ako je moguće), ili će pokazati da ćete dati sve od sebe da ne ponovite istu grešku.

Nastavljajući s našim primjerom propuštanja roka, ovako nešto moglo bi poslužiti kao dio povrata u e -poruci s isprikom:

Ubuduće ću, kako bih izbjegao propuštanje rokova, razgovarati s vama unaprijed ako sam zabrinut da neću uspjeti nešto obaviti na vrijeme. Bit ću svjesniji koliko mi vremena oduzimaju kritični projekti i spreman sam uložiti dodatne sate izvan ureda kako bih bio siguran da će oni biti gotovi. To se neće ponoviti.

U nekim situacijama možda ne znate što ponuditi kako biste nadoknadili svoje ponašanje. Ako je to slučaj, možete jednostavno pitati 'Što mogu učiniti da to ispravim?'

Najvažnije je pokazati kako ćete se u budućnosti ponašati drugačije kako biste spriječili da se isti problem ponovi.

Kako zatvoriti svoju e -poštu s isprikom

Sada samo trebate zaključiti poruku. Ovo je prilično jednostavno, ali svakako zadržite ton prikladnim. Trebate zahvaliti primatelju što je pročitao vašu poruku isprike i poželjeti mu dobro.

Čitaj više: Najbolji način da profesionalno prekinete e -poštu

Također može biti dobra ideja pozvati ih da dalje razgovaraju o onome što ste rekli. To pokazuje da ste iskreni i otvoreni za dodatni dijalog.

Evo jednog od načina da zatvorite svoju e -poštu za profesionalnu ispriku:

Hvala vam što ste ovo pročitali. Ako želite o nečemu dalje razgovarati, kontaktirajte me kako bismo to riješili.

S poštovanjem, [Vaše ime]

kako reći da li vam plazma televizor izgara

Ako ne želite koristiti 'S poštovanjem', funkcionirat će i druga formalna zatvaranja poput 'Srdačan pozdrav'. Ne morate reći 'Uz isprike' ili nešto slično, budući da ste cijelu e -poštu proveli kako biste se ispričali.

Je li e -pošta pravi medij za ispriku?

Prošli smo kroz kako se profesionalno ispričati putem e -pošte. No, prije nego počnete pisati svoju poruku, razmislite je li e -poruka pravi medij za ispriku.

E -pošta svakako ima koristi kada se radi o isprikama. Budući da nema vremenskog ograničenja, svoje misli možete sastaviti na jasan i izravan način. Ako je u redu brza isprika, slanje e -pošte omogućuje vam da ih kontaktirate u kratkom vremenu ako osobni sastanak nije opcija. I za razliku od osobnih isprika, ne morate biti spontani i reagirati na ono što druga osoba kaže.

Ali nije sve dobro. E-pošta je manje osobna od osobne isprike (ili telefonskog poziva). Ovisno o postavkama vaše tvrtke, slanje e -pošte moglo bi izgledati kukavički ako je osobno pojavljivanje moguće. Nemojte se skrivati ​​iza ekrana kad se za nešto morate ispričati.

Pošaljite ispriku putem e -pošte za ispravljanje grešaka

Ispravno se ispričati vrijedna je životna vještina. Ne znaju svi kako to učiniti, a loša isprika može ostaviti drugu osobu još frustriranijom nego prije. Upotrijebite ovaj osnovni vodič o tome kako reći oprosti putem e -pošte i bit ćete na putu do popravljene veze.

Imajte na umu da je krajnji cilj isprike ponovna izgradnja narušenog povjerenja. Učinili ste nešto pogrešno, a tri glavna koraka iznad su kako to prihvaćate i ispravljate. Ne ispričavaj se zbog sebe.

Kredit za sliku: nito/ Shutterstock

Udio Udio Cvrkut E -pošta 5 načina za pisanje profesionalnih e -poruka koje štede vrijeme i trud

Vještina je znati pisati profesionalne e -poruke koje štede vrijeme i dobivaju odgovore. Neka vam ovi predlošci e -pošte pomognu.

Pročitajte Dalje Povezane teme
  • Produktivnost
  • Savjeti za pisanje
  • Savjeti za e -poštu
  • Bonton na mreži
  • Rad na daljinu
  • Profesionalno umrežavanje
O autoru Ben Stegner(1735 objavljenih članaka)

Ben je zamjenik urednika i upravitelj za uključivanje u MakeUseOf. Napustio je svoj IT posao kako bi pisao s punim radnim vremenom 2016. godine i nikada se nije osvrnuo. Više od sedam godina pokriva tehničke vodiče, preporuke videoigara i više kao profesionalni pisac.

Više od Bena Stegnera

Pretplatite se na naše obavijesti

Pridružite se našem biltenu za tehničke savjete, recenzije, besplatne e -knjige i ekskluzivne ponude!

Kliknite ovdje za pretplatu