Home-theater-designers
Možda ste u situaciji da trebate zamoliti svoje suradnike za pomoć ili im poslati zadatke, ali osjećate se pomalo neugodno zbog toga - ili vas jednostavno nije briga za sve pozive i e-poruke. Zašto ne izraditi ploču zahtjeva za projekt?
Dok se možete prijaviti za alat za upravljanje projektima kao što je ClickUp ili Asana i pridobiti svoje suradnike da vam se pridruže, možda već imate pristup jednostavnom, besplatnom rješenju—Google tablicama. Slijedite ovaj članak da biste saznali kako možete izraditi ploču zahtjeva za projekt pomoću ovog uobičajenog alata za proračunske tablice.
Stvaranje izgleda ploče zahtjeva za projekt u Google tablicama
Cilj stvaranja ploče zahtjeva za projekt je dvojak. Služi vam kao način da prevladate trvenje uzrokovano delegiranjem zadataka. Osim toga, smanjuje komunikaciju naprijed-natrag, štedeći vam vrijeme.
U biti, sa svakim zadatkom koji dodate na ploču, zacrtat ćete sve što vaš suradnik treba znati kako bi ga dovršio. Stoga ćete htjeti biti dosljedni i stvoriti izgled koji će vas svaki put potaknuti da dodate vitalne detalje. Pojedinosti poput:
- Datumi dospijeća.
- Prioritet.
- Opisi.
- Tko je odgovoran.
- Tko ga dodjeljuje.
Budući da je svako radno mjesto drugačije, možda postoje neki dodatni detalji koje možete uključiti kako biste ga prilagodili potrebama svog tima. Dakle, prije nego što počnete, odvojite trenutak da razmislite o tome. Ako se sada ne možete sjetiti nijednog, možete ga dodati kasnije, ali zapamtite, manje je više. Ne biste htjeli dodavati nepotrebne korake.
kako snimiti poziv na svoj iPhone
Da biste započeli s pločom zahtjeva za projekt, otvorite prazan dokument u Google tablicama. Napišite sljedeće naslove i sve dodatke koje smislite na vrhu proračunske tablice:
- Zadatak —ovdje ćete zadatku dati jedinstven naslov.
- Opis —pod ovim naslovom napisat ćete kratak sažetak onoga što trebate učiniti. Da stvari budu uredne, koristite Isječak u vašem Prelamanje teksta postavke za umetanje teksta ispod sljedeće ćelije.
- Opunomoćenik —ovdje ćete označiti kolegu kojemu predajete zadatak.
- Prioritet —ovdje možete prikazati hitnost.
- Duge — ovo će priopćiti rok zadatka.
- Status — vaš tim koristi ovaj stupac za dijeljenje napretka.
- Napravio — delegat će staviti svoje ime ovdje kako bi osobe koje su dodijeljene znale od koga dolaze zadatak i informacije.
Pomozite svojim naslovima da se istaknu podebljavanjem i dodavanjem pozadinske boje u red. Također možete zamrznite gornji red vaše Google tablice tako što ćete ga istaknuti i otići na Pogled u gornjem meniju, Zamrznuti , i onda 1 red .
Dodavanje statusnih gumba u Google tablice
Dodavanje statusnog gumba na vašu ploču zahtjeva za projekt daje vama i vašim suradnicima brz način dijeljenja napretka. To je također sjajan način da dobijete brzi pregled svačijeg posla i utvrdite može li nekome trebati dodatna pomoć. Neki primjeri statusa koje možete koristiti su:
- Napraviti.
- Radi.
- Gotovo.
- Zapeo.
- Na čekanju.
- Za pregled.
Možete stvoriti statusni gumb, sličan onima koje možete pronaći u softveru za upravljanje projektima kao što su ClickUp i Asana, dodavanjem padajućeg izbornika na vaš list. Uraditi ovo:
- Istaknite svoj stupac statusa. Stani CTRL ili CMD i kliknite ćeliju naslova da biste je poništili.
- Ići Podaci u gornjem izborniku.
- Klik Provjera valjanosti podataka , i otvorit će se bočna traka.
- Pod, ispod Kriteriji , provjerite jeste li Padajući izbornik odabran.
- Ispunite svoje opcije u tekstualna polja ispod, koristeći Dodajte još jednu stavku gumb za stvaranje dodatnih mjesta.
- Svakom dodijelite boju po svom izboru.
- Pogoditi Gotovo .
Sada ćete imati izbornik koji vaš tim može koristiti za prikaz statusa zadatka. Na dnu popisa postoji gumb za uređivanje, ali on radi samo za odabranu ćeliju. Da biste promijenili sve gumbe statusa, vratite se na izbornik za provjeru podataka i na bočnoj traci odaberite pravilo koje želite urediti.
Ponovite ove korake da biste dodali brze opcije u svoj Prioritet , Opunomoćenik , i Napravio stupce ako želite.
Korištenje komentara za dodjelu i raspravu o zadacima u Google tablicama
Ako jednostavno označite ili spomenete nekoga na listu, Google vam neće poslati obavijest. Kada nekoga dodjeljujete projektu, možete ga upozoriti slijedeći ove korake:
- Odaberite naziv zadatka koji im želite predati.
- Kliknite desnom tipkom miša i odaberite Komentar ili idite na ikonu oblačića govora na alatnoj traci.
- Upišite @, a zatim njihovo ime ili adresu e-pošte—ako želite, ovdje možete dodati i poruku.
- Kliknite na Dodijeliti .
Sada, ako vaš kolega ima pitanja, može ih dodati kao komentar u istoj temi. Držeći svu svoju komunikaciju o zadatku na istom mjestu koje ste mu dodijelili, oboje ćete točno znati gdje kasnije ponovno pronaći razgovor ako nekome treba osvježenje.
Korištenje povijesti verzija u Google tablicama
Budući da će više od jedne osobe koristiti list, dobro je da imate sigurnosnu kopiju, za slučaj da netko slučajno izbriše ili prepiše važne informacije. Na vrhu lista primijetit ćete hipervezu koja navodi posljednje uređivanje. Kliknite ovo i vidjet ćete sigurnosne kopije iz prethodnih radnih sesija i promjene koje su se dogodile.
Upotreba povijesti verzija u Google tablicama je zgodan jer možete vidjeti svoje prethodne projekte i bilješke ako trebate njihov zapis. Ali također se možete vratiti na prethodnu verziju ako se vaš list nekako zabrlja - događa se.
Bilješka : Ako želite izravniju evidenciju dovršenih zadataka, dodajte još jedan list svom dokumentu pomoću simbola plus u donjem lijevom kutu zaslona te izrežite i zalijepite retke tamo kada se status promijeni u Gotovo .
koji me je tražio
Započnite suradnju s Google tablicama
Stvaranje ploče sa zahtjevima za projekt u Google tablicama izvrstan je način za uštedu vremena prilikom delegiranja i suradnje na zadacima. Ne samo da će biti manje naprijed-natrag, nego će svi znati gdje pronaći informacije za zadatke, imajući sve na jednom mjestu.
Također vam pomaže da izbjegnete neugodnost koju biste mogli osjetiti kada tražite pomoć ili dijelite zadatke. Usput će vam to biti ugodnije.