Home-theater-designers
1971. godine prva elektronička pošta poslana je s jednog računala na drugo. Sada, 269 milijardi e -poruka šalju se svaki dan.
Nemoguće je zamisliti koliko je ovih e -poruka nepotrebno. Koliko služi samo za izazivanje veće zabune. Da bi zapalili još više pažnje i strpljenja svojih primatelja.
No jedno je sigurno: kad bi više ljudi počelo učinkovito odgovarati na e -poštu, svi bismo bili manje vezani za pristiglu poštu i naša bi anksioznost e -poštom bila malo manje iscrpljujuća.
Najočitije rješenje ovdje nije samo 'inline repliciranje', već inline odgovor pravilno . Ugrađeni odgovor je mjesto gdje odgovarate unutar glavnog dijela e -pošte, umjesto da svoju e -poštu pišete od početka.
Ugrađeni odgovor je nešto što većina nas već čini s vremena na vrijeme. Ali trebali bismo odgovoriti inline daleko češće. To bismo trebali činiti imajući na umu nekoliko pravila kako bi te komplicirane niti e-pošte bile organizirane i jednostavne za praćenje.
Pogrešno odgovaramo na e -poštu
Suprotno od inline odgovora je ono što se često naziva 'vrhunsko objavljivanje'. Ovdje morate pritisnuti odgovor na poruku e -pošte i tek početi pisati pri vrhu tekstualnog okvira. Ovako je većina današnje e -pošte sastavljena. No, osim ako se ne bavite iznimno jednostavnim razgovorima putem e -pošte, vrhunsko objavljivanje može uzrokovati razne probleme.
Prije svega, pri vrhunskom objavljivanju, vraćanje na izvornu e -poruku postaje velika gnjavaža, što uključuje pretraživanje po e -pošti po e -pošti kako biste pronašli ono što tražite. Zatim se morate pomaknuti natrag do e -pošte koju sastavljate da biste možda parafrazirali ono što ste upravo pronašli, izvan konteksta i često propuštajući istaknute točke.
Ponekad primatelj može odgovoriti na vašu e -poštu u potpuno novoj niti e -pošte, što znači da se vaš razgovor sada odvija u dvije ili više zasebnih niti.
Ako ste u grupnom razgovoru, stvari postaju još složenije. Pratiti tko na što odgovara, kada i na što su odgovori oni odgovori postaju gotovo nemoguć podvig.
Ugrađeno odgovaranje je rješenje
Umjesto vrhunskog objavljivanja, trebali bismo odgovoriti u redu - odnosno unutar tijela izvorne e-poruke. U Outlooku i Appleovoj pošti možete vidjeti izvornu poruku čim pritisnete odgovor. U Gmailu samo pritisnite tri točke pri dnu zaslona za sastavljanje da biste prikazali razgovor.
Savjet: Da biste uklonili okomiti redak 'navodnik' iz svog odgovora na Gmailu, označite cijelu e -poruku, a zatim kliknite uvlaka manje dugme.
Ugrađeno odgovaranje rješava problem potrebe za listanjem kroz mase poruka jer je izvorna e -poruka uključena i pretraživa se u najnovijoj poruci koju primite u tom razgovoru. To znači da se sve drži u kontekstu.
Osim toga, ne morate gubiti vrijeme na zbrajanje tuđih odgovora ili kopiranje isječaka e-pošte samo da bi vaši odgovori imali smisla. S ugrađenim odgovorima, svatko ima sve na što se može vratiti u bilo koje vrijeme.
A za teme koje uključuju više ljudi, razlikovati tko je što rekao i kome je odgovorio, lako je (ako je učinjeno ispravno).
Ugrađeni odgovarajući odgovor
Kad većina ljudi odgovori u liniji, jednostavno napišu svoje odgovore uz tekst na koji žele odgovoriti, a to podebljavaju ili označavaju crvenom bojom.
Ovo je daleko od idealnog. Čim netko otvori e -poruku u običnom tekstu, ne može vidjeti ovo oblikovanje. Čim u niti bude više od nekoliko ljudi, stvari se brzo mogu zabrljati.
Dakle, evo kratkog vodiča pravilno inline odgovor koji je skalabilan i smanjit će zabunu na minimum.
1. Ne oslanjajte se na oblikovanje
Kao što je spomenuto, u nekim slučajevima primatelj možda neće moći vidjeti oblikovanje koje ste uključili u e -poruku (npr. Možda preferira običan tekst). Ako je netko daltonist, možda će mu biti teško pratiti niti koje sadrže više boja.
kako stvoriti zip datoteku na windows 10
U svakom slučaju, koristite oblikovanje kako biste lakše pronašli odgovore prilikom skeniranja e -pošte. Ali ne oslanjajte se jedino na tome.
2. Predgovori s vašim imenom
Umjesto da se oslanjate na oblikovanje, prijeđite u naviku da sve svoje odgovore unaprijed označite svojim imenom i, ako trebate biti posebno organizirani, datumom. Zamolite sve primatelje da učine isto.
Trenutačno u Gmailu nemate izbora nego upisati svoje ime ručno. Isto vrijedi i za uvijek blagu aplikaciju Apple Mail.
Međutim, ako koristite Outlook, postoji značajka koja automatski uvodi odgovore s vašim imenom. Da biste to učinili, idite na Datoteka> Opcije> Pošta . Zatim idite na Odgovori i proslijedi , provjeri Predgovor komentari sa i unesite svoje ime u okvir za tekst. Kad odgovorite u tijelu e -poruke, vaše će se ime automatski pojaviti u zagradama.
Mailbird također ima ovu opciju prema zadanim postavkama.
3. Molimo vas da koristite prekide linije
Kad god ostavite unutarnji odgovor, to bi trebalo biti u novom retku, a ne umetnuto usred rečenice ili na kraju odlomka.
To uvelike olakšava drugim ljudima da odgovore na vaše komentare i znatno pojednostavljuje skeniranje razgovora koji se vodi oko svake točke.
4. Uvucite višerazinske odgovore
Kad se više točaka obrađuje u jednoj e -poruci, imat ćete više niti unutar jedne poruke.
Da bi ti podaci bili organizirani, trebali biste uvući nizove odgovora kako bi bilo očito koji se komentari odnose na svaku točku. Osobno smatram da su korištenja kutnih zagrada (>) najintuitivniji znakovi ovdje jer se točke ne mogu pojaviti u e-porukama u običnom tekstu.
To će vam uštedjeti mnogo truda pokušavajući shvatiti na koji dio razgovora trebate obratiti pozornost.
5. Posljednje sredstvo: Upotrijebite bolji alat
Nitko se ne pretvara da su inline odgovori savršeno rješenje. No ako nemate izbora nego koristiti e -poštu, odvojite vrijeme za pisanje e -poruka koje su učinkovite i djelotvorne. Na temelju gore navedenih razloga, inline odgovaranje najbolji je način za daljnji napredak projekata. Također pomaže svima da prate više razgovora unutar niti e -pošte, a da ne moraju gubiti vrijeme pregledavajući dugačke popise prošlih poruka e -pošte.
Međutim, ako smatrate da čak i ugrađeni odgovori postaju previše složeni, ili ako vaše kolege ne mogu steći naviku pravilnog odgovora, možda je vrijeme za traženje drugog alata.
Komunikacijski alati poput Zatišje , Kukati , i Razgovarati olakšavaju složenu timsku komunikaciju. Umjesto da se nastavite boriti s e -poštom, možda je vrijeme da isprobate jedno od ovoga.
Širite Riječ
Kad usvojite ova jednostavna pravila za unutarnje odgovore, mnogi će primatelji uvidjeti koliko je učinkovito ovakvo ponašanje e -pošte i početi prirodno oponašati vaš pristup.
Međutim, ako prirodno ne kopiraju vaš zamišljeni etiket slanjem e -pošte, povucite ih. Pošaljite im ovaj članak. Opišite kako želite da oni odgovore i objasnite da će se time uštedjeti hrne krivo shvaćenih poruka, izgubljeno vrijeme i gubitak konteksta.
Zaista nema nedostataka.
Mislite li da će vam ova pravila pomoći da ostanete na vrhu složenih niti e -pošte? Postoje li neki drugi ugrađeni savjeti za odgovaranje za koje mislite da bi bili od pomoći?
Kredit za sliku: sangoiri/ Depositphotos
Udio Udio Cvrkut E -pošta Vodič za animaciju govora za početnikeOživljavanje govora može biti izazov. Ako ste spremni započeti dodavanje dijaloga u svoj projekt, mi ćemo za vas razbiti postupak.
Pročitajte Dalje Povezane teme- Produktivnost
- Gmail
- Savjeti za e -poštu
- Apple Mail
- Microsoft Outlook
Rob Nightingale diplomirao je filozofiju na Sveučilištu York u Velikoj Britaniji. Radio je kao menadžer društvenih medija i konzultant više od pet godina, održavajući radionice u nekoliko zemalja. Posljednje dvije godine Rob je bio i pisac tehnologije, a bio je i MakeUseOfov upravitelj društvenih medija te urednik biltena. Obično ćete ga pronaći kako putuje svijetom, uči montažu videa i eksperimentira s fotografijom.
Više od Roba NightingaleaPretplatite se na naše obavijesti
Pridružite se našem biltenu za tehničke savjete, recenzije, besplatne e -knjige i ekskluzivne ponude!
kako daljinski pristupiti android telefonu s računalaKliknite ovdje za pretplatu