Kako pretvoriti datoteke s ograničenim tekstom u Excel proračunske tablice

Kako pretvoriti datoteke s ograničenim tekstom u Excel proračunske tablice

Doći će trenutak kada se morate pozabaviti svim vrstama podataka pohranjenim u drugim vrstama datoteka i unijeti ih u njih Microsoft Excel . Ne možete pobjeći od uvijek prisutne tekstualne datoteke. Kladim se da ćete svaki dan pronaći neke od njih.



Evo nekoliko svakodnevnih primjera:



  • Excel analiza prodaje ili informacija o proizvodima pohranjenih u tekstualnoj datoteci.
  • Razmjena podataka između dva različita softvera (možda, iz baze podataka u proračunsku tablicu).
  • Imena, adrese i ID e -pošte pohranjeni u programu za e -poštu (npr. izvoz iz programa Microsoft Outlook u Excel ).

Microsoft Excel nudi vam sve alate za povezivanje s vanjskim izvorima podataka. Razgovarajmo o tekstualnim datotekama s ograničenjima.





Ovo je tekstualna datoteka s ograničenim pristupom

Kao što vidite, ime i prezime, tvrtke u kojima rade i drugi detalji odvojeni su zarezima. Ovaj tekstualna datoteka razdvojena zarezima lako se stvara u bilo kojem uređivaču teksta.

Trenutno nije korisno. Unesite ovo u proračunsku tablicu i možete napraviti profesionalniji dokument.



Na primjer, možete jednostavno potražiti dvostruke podatke i ukloniti ih. Onda, možete upotrijebite proračunsku tablicu za stvaranje oznaka i spajanje pošte ako su adrese također dio podataka.

Osnovna ideja ovdje je uvesti podatke iz tekstualne datoteke i podijeliti različite podatke u zasebne stupce te svakom stupcu dati naziv odgovarajućeg zaglavlja.

Pogledajmo detaljnije tekstualnu datoteku s razgraničenjem ...

Tri različite vrste tekstualnih datoteka s razgraničenjem

Postoje tri uobičajene vrste datoteka s razgraničenjem, ovisno o načinu razdvajanja (razgraničenja) svake vrijednosti. Bilo koji znak može se koristiti za odvajanje pojedinačnih unosa u datoteci.

Na primjer: cijev (|) ili jednostavan razmak. Utvrdit ćete da su ove tri najčešće vrste razdjelnika između svakog unosa teksta.

  1. Vrijednosti odvojene zarezima.
  2. Vrijednosti razdvojene tabulatorima.
  3. Vrijednosti razdvojene dvotočkom.

Razdjelnik teksta čuva svaku vrijednost odvojeno od sljedeće. Svaka vrijednost koja slijedi nakon razdjelnika i prethodi sljedećoj pojavi razdjelnika uvozi se kao jedna vrijednost. Upamtite da vrijednost između dodijeljenog graničnika može imati drugi znak za razdvajanje, ali za to su potrebni navodnici (') ili apostrof (').

Zbunjujuće? Ne tako puno. Pogledajmo kako na primjeru:

U tekstualnoj datoteci s nazivima gradova i država mogu postojati neke vrijednosti poput 'Albany, NY'.

Microsoft Excel može čitati zarez (,) između dvije riječi kao graničnik. Da se nazivi gradova i država tretiraju kao jedna vrijednost i uvesti ih u jedna Excel ćelija moramo koristiti dvostruke navodnike ili apostrof kao kvalifikator teksta. Ako nijedan znak nije naveden kao kvalifikator teksta, 'Albany, NY' se uvozi u dvije susjedne ćelije kao Albany i NY.

Ukratko, da biste zadržali bilo koju vrijednost u stupcu točno onakvu kakva jest, vrijednost možete staviti u navodnike ili apostrof.

Kao što ćemo vidjeti u nastavku, Microsoft Excel vam daje potpunu kontrolu nad procesom uvoza i okno za pregled kako biste vidjeli format podataka prije nego što ispune ćelije.

Pretvorite iz datoteke s ograničenim zapisom u proračunsku tablicu

Ima ih mnogo mrežni pretvarači koji može uzeti sirovu CSV tekstualnu datoteku i ispljunuti XLS proračunsku tablicu. Zamzar i Convertio dva su izvrsna alata.

No, ne morate tražiti mrežni pretvarač jer Microsoft Excel ima izvornu značajku koja posao obavlja puno bolje.

Uzmimo uzorak CSV datoteke i prolazimo korake za pretvaranje tekstualnih datoteka s razgraničenjem u proračunske tablice. Gornji snimak zbrke vrijednosti vrijednosti odvojenih zarezima u datoteci Notepad dobar je primjer.

Microsoft Excel može pomoći pretvoriti ovu zbunjenu zbrku u uredne retke i stupce. Zatim možete raditi na tome i pretvoriti ga u lijepo oblikovano izvješće ili ga pripremiti za ispis.

Postoje tri načina za unošenje podataka u Excel proračunsku tablicu iz CSV datoteke. Počnite najprije s onim lakim.

Metoda 1: Automatski uvoz

1. Kliknite na Datoteka karticu, a zatim kliknite Otvorena .

2. Odaberite CSV datoteku koju želite otvoriti. Microsoft Excel automatski otvara tekstualnu datoteku i prikazuje podatke u novoj radnoj knjizi.

Ovo je najizravniji (i najbrži) put za otvaranje CSV datoteke. Microsoft Excel koristi zadane postavke formata podataka za čitanje i uvoz svakog stupca podataka. No, automatski uvoz ne daje vam fleksibilnost koju želite.

Dakle, pogledajmo drugi način koji koristi čarobnjaka.

Metoda 2: Vraćanje čarobnjaka za uvoz teksta

Čarobnjak za uvoz teksta omogućuje vam kontrolu strukture podataka koje želite uvesti. Pokreće se automatski pri uvozu tekstualnih datoteka (tj. Datoteka s TXT nastavkom).

Otvorite Microsoft Excel i potražite tekstualnu datoteku (ili promijenite ekstenziju CSV datoteke u TXT).

Microsoft je sakrio stari čarobnjak za uvoz teksta u Excel 365 i 2016 (verzija 1704 nadalje). Ali možete vratiti čarobnjaka za uvoz teksta iz Excelovih opcija.

1. Idite na Datoteka> Opcije> Podaci .

2. Pomaknite se dolje do Prikaz čarobnjaka za uvoz naslijeđenih podataka odjeljak.

3. Za uvoz teksta ili CSV datoteka odaberite Iz teksta (naslijeđeno) . Klik u redu da biste zatvorili Opcije.

4. Sada možete koristiti čarobnjaka s vrpce. Ići Podaci> Dohvati podatke> Čarobnjaci za naslijeđe> Iz teksta (naslijeđeno) . Potražite i otvorite CSV datoteku koju želite uvesti.

Koristite ovaj postupak u tri koraka za kontrolu formata podataka.

Korak 1

Ovako izgleda čarobnjak za uvoz teksta u prvom koraku.

Odaberi Razgraničeno - Kad su stavke u tekstualnoj datoteci odvojene tabulatorima, dvotočkama, točkom i zarezom, razmacima ili drugim znakovima.

Odaberi Fiksna širina - Kad su sve stavke iste duljine i uredno strukturirane u stupcima odvojenim prostorom.

Ponekad sirovi podaci mogu imati redak zaglavlja. Na primjer:

'first_name','last_name','company_name','address','city','county'

Koristiti Počni uvoz u retku za odabir retka odakle će započeti uvoz.

The Podrijetlo datoteke u većini slučajeva može se ostaviti zadanim.

The Pregled prikazuje vrijednosti onako kako će se pojaviti kada se razgraniče u stupce na radnom listu.

Klik Sljedeći .

Korak 2

Odaberi Razdjelnici za vašu datoteku (zarez, u našem slučaju). Za neki drugi lik provjerite Ostalo i unesite znak u malo polje. The Pregled podataka prozor vam daje uvid u stupčaste podatke.

Odaberite Tretirajte uzastopne razdjelnike kao jedno potvrdni okvir ako vaši podaci sadrže graničnik od više od jednog znaka između polja podataka ili ako vaši podaci sadrže više prilagođenih graničnika.

Na primjer, ovo vam pomaže pri rukovanju datotekama koje mogu imati dodatni prostor prije ili poslije drugog razdjelnika. Možete pomoći u identificiranju prostora kao drugog razdjelnika i označite ovaj okvir.

Koristiti Kvalifikator teksta padajući izbornik za odabir znaka koji obuhvaća vrijednosti u vašoj tekstualnoj datoteci. Ranije smo razgovarali o tome kako vam kvalifikator teksta može pomoći da uvezete neke vrijednosti u jednu ćeliju umjesto u zasebne.

Koristiti Pregled podataka prozor za provjeru izgleda.

Kliknite na Sljedeći .

Bilješka: Zaslon čarobnjaka mijenja se pri uvozu podataka fiksne širine.

što je preslikavanje zaslona na mojem iPhoneu

The Pregled podataka window može vam pomoći postaviti širine stupaca. Pomoću gornje trake na prozoru postavite prijelom stupca predstavljen okomitom linijom. Povucite prijelom stupca da biste povećali ili smanjili širinu. Dvaput kliknite prijelom stupca da biste ga uklonili.

U datoteci fiksne širine ne koriste se graničnici za odvajanje vrijednosti u datoteci. Podaci su organizirani u retke i stupce, s jednim unosom po retku. Svaki stupac ima fiksnu širinu, navedenu u znakovima, koja određuje najveću količinu podataka koju može držati.

Korak 3

Prozori za pregled postaju važniji na ovom zaslonu jer možete fino podesiti format podataka koji ulazi u svako polje pomoću Format podataka stupca . Microsoft Excel prema zadanim postavkama uvozi podatke u općenitom formatu. Odaberite stupac u prozoru za pregled i postavite odgovarajući format.

Na primjer, možete odabrati ...

  • Tekst za tekstualna polja.
  • Datum i format datuma za bilo koji stupac koji sadrži datume.
  • Općenito za pretvaranje valuta u format valute Excel.

Koristiti Napredna gumb za određivanje vrste decimalnog broja i razdjelnika tisuća mjesta za numeričke podatke.

Na primjer, ako želite prikazati 100.000 kao 1.00.000. Excel prikazuje brojeve prema formatu postavljenom u regionalnim postavkama vašeg računala.

Klik Završi . Na kraju Uvoz podataka pojavit će se dijaloški okvir.

Ne brini sada previše oko toga. Daje vam nekoliko mogućnosti za umetanje podataka u proračunsku tablicu ili stvaranje veze s vanjskom bazom podataka. Umetanje vrijednosti razgraničenih tekstom kao tablice u sadašnji radni list zadana je postavka.

'Stara' naslijeđena metoda i dalje je najbolji način za to kada je vaša CSV datoteka jednostavna. Ako ne, sada postoji nova metoda koja može odgovarati računu za sve potrebe uvoza teksta.

Metoda 3: Koristite Get & Transform Data

Kartica Podaci uključuje sve alate koji su vam potrebni za prikupljanje vanjskih podataka i da se ponašaju onako kako želite. Na primjer, možete stvoriti izvješće zaokretne tablice i osvježiti ga kad god se promijene vanjski podaci.

To je pretjerano za jednostavne CSV datoteke, ali idemo dalje i vidjeti kako unijeti stupce podataka razgraničenih u Excel.

1. Otvorite praznu radnu knjigu.

2. Idite na Podaci karticu na vrpci. Zatim kliknite malenu strelicu padajućeg izbornika ispod Nabavite podatke gumb (u Dobijte i transformirajte podatke skupina). Odaberite Iz Datoteka> Iz teksta/CSV .

3. U Uvezi tekstualnu datoteku u dijaloškom okviru potražite lokaciju na radnoj površini i odaberite CSV tekstualnu datoteku koju želite uvesti. Čarobnjak za uvoz teksta uredno je prikazan s opcijama koje sada možete odabrati.

Kao što vidite, možete promijeniti kodiranje znakova i izbor znakova s ​​ograničenjem ili unijeti prilagođeni graničnik.

Excel prema zadanim postavkama utvrđuje razdjelnik analizirajući prvih nekoliko stotina redaka skupa podataka. To možete promijeniti i dopustiti Excelu da radi i sa cijelim skupom podataka. Ne preporučuje se ako imate milijune zapisa za uvoz.

4. Kliknite na Opterećenje gumb za uvoz podataka u novi lijepi radni list.

5. Kad god uvozite podatke u Excel, stvara se podatkovna veza. Možete pokrenuti upite i povezati radni list s vanjskim izvorom. Svaka promjena izvornih izvornih podataka automatski će se ažurirati na Excelovom listu.

6. Ovu vezu možete otkazati ako odete na Podaci> Upiti i veze za otvaranje ploče sa strane.

Desnom tipkom miša kliknite i odaberite Izbrisati . Ili zadržite pokazivač iznad naziva datoteke izvora podataka i pritisnite Izbrisati u prozoru koji se pojavljuje. Ako ste sigurni, kliknite na Izbrisati opet.

Transformiranje podataka izlazi iz okvira ovog vodiča. Pa ću vas uputiti na Microsoft Započnite s Get & Transform u Excelu stranicu za podršku za dodatnu pomoć.

Mnogobrojne uporabe datoteka s ograničenjima u Excelu

Trebate odvojiti popis imena i prezimena i pripremiti ih za ispis? Pretvorite tekstualnu datoteku s razgraničenjem u Excel. Možete uvesti ili izvesti do 1.048.576 redaka i 16.384 stupaca. Datoteke s ograničenjima podržane su gotovo svugdje. Koristite Excel kao uštedu vremena s gore navedenim tehnikama i savjetima u nastavku ili naučite kako izvući broj ili tekst iz Excela .

Udio Udio Cvrkut E -pošta 6 zvučnih alternativa: najbolje besplatne ili jeftine aplikacije za audio knjige

Ako ne volite plaćati audioknjige, evo nekoliko sjajnih aplikacija koje vam omogućuju besplatno i legalno slušanje.

Pročitajte Dalje
Povezane teme
  • Produktivnost
  • Proračunska tablica
  • Microsoft Excel
  • Microsoft Office 2016
  • Microsoft Office 2019
O autoru Saikat Basu(1542 objavljenih članaka)

Saikat Basu zamjenik je urednika za Internet, Windows i produktivnost. Nakon što je uklonio mrlju MBA -a i desetogodišnju marketinšku karijeru, sada strastveno pomaže drugima poboljšati svoje vještine pripovijedanja. On traži nestali oksfordski zarez i mrzi loše snimke zaslona. No ideje o fotografiji, Photoshopu i produktivnosti smiruju mu dušu.

Više od Saikat Basua

Pretplatite se na naše obavijesti

Pridružite se našem biltenu za tehničke savjete, recenzije, besplatne e -knjige i ekskluzivne ponude!

Kliknite ovdje za pretplatu